Nếu bạn sử dụng máy tính mỗi ngày, chắc hẳn có nhiều tác vụ bạn phải thực hiện lặp đi lặp lại. Có thể đơn giản như việc mở trình duyệt yêu thích hoặc khởi chạy một bộ ứng dụng bạn dùng cho công việc. Dù là loại hành động nào, việc thực hiện các bước thủ công để tái tạo kịch bản đó mỗi lần đều tốn thời gian. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các công cụ tự động hóa trên máy tính để bàn hoặc laptop chạy Windows để giải quyết vấn đề này. Các công cụ tự động hóa này có thể được lập trình để thực hiện bất kỳ chức năng hoặc một tập hợp các chức năng nào đó bằng cách sử dụng các lệnh và trình kích hoạt.
Chỉ cần chọn một hành động từ danh sách các hoạt động, sau đó chọn một trình kích hoạt để kích hoạt hành động đó. Mặc dù các ví dụ tôi đề cập khá đơn giản, bạn có thể thực hiện tự động hóa cực kỳ mạnh mẽ bằng các công cụ này, giúp bạn tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể mỗi ngày – để bạn có thể sử dụng thời gian đó cho các công việc khác hoặc xây dựng những thói quen tốt. Hãy cùng khám phá một số ứng dụng và các kịch bản liên quan mà bạn có thể áp dụng tự động hóa để cuộc sống trở nên dễ dàng hơn.
1. Windows Task Scheduler
Công cụ tích hợp sẵn của Windows
Giao diện Windows Task Scheduler trên Windows 11 hiển thị các tác vụ đã lên lịch
Hầu hết người dùng có thể không biết, nhưng Windows 11 có vô số tính năng và công cụ tích hợp sẵn giúp loại bỏ nhu cầu sử dụng ứng dụng của bên thứ ba. Ví dụ, Clipchamp là một trình chỉnh sửa video tuyệt vời được tích hợp vào hệ điều hành, cung cấp nhiều tính năng hơn bạn tưởng tượng. Một ví dụ khác tương tự là ứng dụng Task Scheduler (Trình lập lịch tác vụ) bên trong Windows. Như tên gọi, ứng dụng này – một cách đơn giản – lập lịch để các tác vụ diễn ra theo các khoảng thời gian hoặc trình kích hoạt định sẵn. Chẳng hạn, bạn có thể chọn mở File Explorer vào 9 giờ sáng mỗi ngày, hoặc đóng trình duyệt Arc vào 6 giờ chiều mỗi ngày sau khi bạn hoàn thành công việc. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh tần suất hành động. Đặt những ngày trong tuần bạn muốn tác vụ kích hoạt, hoặc chọn một ngày cụ thể.
Nếu bạn nghĩ rằng điều đó quá cơ bản, đây chỉ là một ví dụ nhỏ về những gì Windows Task Scheduler có thể làm ở cấp độ bề mặt. Ứng dụng này cũng cung cấp cho bạn tùy chọn để tạo các tác vụ và tự động hóa nâng cao. Với tùy chọn này, bạn có thể đặt tên cho quy trình tự động hóa của mình, thiết lập để nó chỉ kích hoạt khi một tài khoản người dùng nhất định đăng nhập, và thậm chí chọn các điều kiện tùy chỉnh để nó chạy. Chẳng hạn, việc mở hoặc đóng một ứng dụng vào một thời điểm nhất định trong ngày có thể không phù hợp với tất cả mọi người. Đối với các tác vụ nâng cao, ứng dụng cung cấp cho bạn tùy chọn đặt trình kích hoạt tùy chỉnh dựa trên một sự kiện, khi bạn mở khóa PC, khóa PC, hoặc đăng nhập nếu bạn muốn thực hiện các tác vụ ngay lập tức khi bật PC.
Giao diện chính của Trình lập lịch tác vụ Windows 11 với tùy chọn tạo tác vụ cơ bản và nâng cao
Hơn nữa, việc thực hiện tự động hóa nâng cao cũng có thể bao gồm việc chạy các script command prompt như một hành động thay vì chỉ đơn giản là khởi chạy hoặc đóng một ứng dụng. Khi được sử dụng đúng cách, Windows Task Scheduler có thể là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để hoàn thành công việc mà không tốn quá nhiều thời gian lặp đi lặp lại các hành động. Khi bạn sử dụng ứng dụng này nhiều hơn, bạn sẽ có thể tìm ra tất cả các cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng nó để tiết kiệm thời gian và công sức.
2. Microsoft Power Automate
Ứng dụng “cây nhà lá vườn” mạnh mẽ khác
Microsoft Power Automate tự động lưu tệp đính kèm Gmail vào Google Drive
Rất nhiều quyết định của Microsoft khá đáng ngờ, như việc tại sao Windows Task Scheduler và Microsoft Power Automate lại là các ứng dụng riêng biệt. Với cách chúng hoạt động tương tự nhau, lẽ ra chúng nên được kết hợp thành một ứng dụng duy nhất trên Windows 11. Dù sao đi nữa, nếu bạn thấy ứng dụng Task Scheduler bị hạn chế về chức năng, bạn có thể sử dụng một ứng dụng khác đi kèm với bản dựng Windows 11 của mình – Microsoft Power Automate. Khác với Task Scheduler chỉ có thể khởi chạy chương trình hoặc chạy các script command prompt đơn giản, Power Automate có khả năng vượt trội hơn rất nhiều.
Các tác vụ tiềm năng mà bạn có thể thực hiện thông qua ứng dụng này bao gồm khả năng tự động gửi email đến một danh sách gửi thư, tự động tải xuống tệp đính kèm từ email, tích hợp các dịch vụ trực tuyến với Excel để trích xuất dữ liệu, v.v. Tôi đã thiết lập ứng dụng này để tự động đồng bộ tất cả tệp đính kèm Gmail của mình với Google Drive, điều này cực kỳ hữu ích vì tôi không phải tìm kiếm hàng ngàn email để tìm một tài liệu khi cần.
Một trường hợp sử dụng tốt khác là tự động di chuyển dữ liệu từ Microsoft Forms sang một bảng Excel. Khi làm việc với một tập dữ liệu lớn hoặc thực hiện một cuộc khảo sát, đây thực sự là một cứu cánh tuyệt vời. Có nhiều tác vụ văn phòng bạn có thể tự động hóa với dịch vụ này – bao gồm tự động hóa Excel – giúp bạn tiết kiệm vô số thời gian mỗi ngày. Hãy nghĩ đến việc chạy các script trong Excel để thực hiện một chức năng trên một tập dữ liệu lớn. Bạn có thể sử dụng Copilot để tạo các script hoặc các cách khác nhau để tự động hóa công việc của mình trong Excel hoặc bất kỳ ứng dụng nào trong bộ Microsoft Office.
3. AutoHotkey
Tự động hóa bằng script dễ dàng
Giao diện chính của AutoHotkey cho phép tạo và quản lý các script tự động hóa
Giờ đây, hãy nói đến những thứ nghiêm túc hơn. AutoHotkey là một công cụ scripting tự động hóa cho phép người dùng Windows thực hiện các hành động có thể thực sự thay đổi cách họ sử dụng máy tính. Vì đây là một ứng dụng của bên thứ ba, khả năng của nó là vô tận. Tự động hóa không chỉ giới hạn ở việc khởi chạy một ứng dụng vào một thời điểm nhất định hoặc gửi email theo lịch trình cụ thể. AutoHotkey cho phép bạn sử dụng các script tùy chỉnh để thiết lập các tổ hợp phím và phím tắt nhằm kích hoạt hành động. Nói một cách đơn giản, bạn có thể nhấn một tổ hợp phím trên bàn phím hoặc nhấp chuột một số lần nhất định để thực hiện một chức năng.
Chẳng hạn, bạn có thể đặt các phím tắt thay thế văn bản cực kỳ hữu ích khi gõ các bài viết hoặc luận văn dài. Một ví dụ điển hình là đặt văn bản ‘omw’ để tự động thay thế bằng ‘on my way’. Giờ đây, mỗi khi bạn gõ ba chữ cái đó, AutoHotkey sẽ tự động thay thế chúng bằng cụm từ đầy đủ. Không chỉ vậy, bạn thậm chí có thể tạo các clicker tự động nhấp vào một phần nhất định của màn hình theo các khoảng thời gian cài đặt. Cho dù là tạo macro, cải thiện quy trình làm việc hay kích hoạt các phím tắt giúp bạn hoàn thành công việc ít nỗ lực hơn, AutoHotkey là giải pháp toàn diện.
Mặc dù các dịch vụ được đề cập trước đó giúp tiết kiệm thời gian bằng cách khởi chạy ứng dụng nhanh chóng, AutoHotkey làm được điều đó bằng cách giảm số lần gõ phím và nhấp chuột của bạn. Mặc dù có vẻ không nhiều, nhưng thời gian tiết kiệm được sẽ tăng lên theo thời gian khi bạn sử dụng dịch vụ này. Có nhiều trường hợp tôi cần gõ đi gõ lại những từ hoặc cụm từ dài khi viết bài. Rất nhiều trong số đó là các danh từ riêng có cách viết hoa lạ lùng, tốn một chút thời gian để gõ. Một ứng dụng như AutoHotkey giúp mọi thứ dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách cho phép tôi gán các phím tắt như ‘nv’ để gõ Nvidia hoặc ‘sd’ cho Snapdragon.
4. MouseKey Recorder
Ghi lại và tự động hóa các tác vụ
Giao diện Microsoft Word minh họa khái niệm macro, tương tự tính năng ghi lại của MouseKey Recorder
Làm sao có thể có một danh sách các công cụ tự động hóa mà lại thiếu đi một công cụ ghi lại và tái tạo macro? MouseKey Recorder chính xác là làm được điều đó. Đối với những người chưa biết, macro là các chức năng được ghi lại trong khi chúng đang được thực hiện. Chẳng hạn, bạn có thể khởi chạy một loạt ứng dụng, mở một số menu nhất định bên trong chúng và nhấp vào một nút. Toàn bộ quá trình này có thể được ghi lại bằng MouseKey Recorder dưới dạng một macro. Sau đó, bạn có thể thiết lập macro đó để lặp lại theo lịch trình định sẵn.
Những tính năng như vậy chắc chắn không dành cho tất cả mọi người, nhưng người dùng thành thạo sẽ đánh giá cao cách nó giúp cuộc sống dễ dàng hơn đối với các máy tính được thiết kế để thực hiện một chức năng duy nhất. Giả sử có một quy trình nhất định cần tuân thủ khi một ứng dụng ngừng phản hồi và bạn cần khởi chạy lại nó nhanh chóng. Thay vì nhấp bốn lần khác nhau và tốn thời gian thực hiện, bạn có thể ghi lại macro và chạy nó bằng một tổ hợp phím. Vì vậy, lần tới khi ứng dụng ngừng hoạt động, tất cả những gì bạn phải làm là nhấn một phím duy nhất và xem toàn bộ quá trình được thực hiện tự động.
Tôi từng sử dụng một macro để tự động thêm sản phẩm vào giỏ hàng ngay khi nó được giảm giá. Đó là một đợt flash sale, có nghĩa là có số lượng sản phẩm giới hạn sẽ được bán chính xác vào 12 giờ trưa. Tôi biết mình sẽ quá chậm để làm thủ công, vì vậy tôi đã sử dụng một macro để tự động nhấp vào nút “Thêm vào giỏ hàng” vài nghìn lần trong một giây. Nó hoạt động đáng ngạc nhiên, và tôi đã mua được sản phẩm mà không gặp bất kỳ vấn đề gì. Tất nhiên, có nhiều trường hợp sử dụng hiệu quả khác cho MouseKey Recorder ngoài việc đặt hàng sản phẩm trực tuyến, nhưng bạn đã hiểu ý rồi đó.
Nâng cao hiệu quả công việc của bạn
Việc sử dụng tự động hóa để cải thiện quy trình làm việc có thể tác động đáng kể đến năng suất của bạn. Tôi từng nghĩ rằng việc tự động hóa các tác vụ nhỏ và nhàm chán sẽ không tạo ra sự khác biệt lớn vì nó chỉ tiết kiệm vài giây thời gian của tôi trong mỗi trường hợp. Tuy nhiên, thời gian tiết kiệm được sẽ được nhân lên rất nhiều khi bạn xem xét tất cả các trường hợp mà bạn có thể tự động hóa công việc của mình, và số lượng lần bạn có thể sử dụng nó mỗi ngày. Bạn đã sẵn sàng nâng cao hiệu suất làm việc của mình chưa? Hãy thử áp dụng các công cụ này và chia sẻ trải nghiệm của bạn với 360congnghe.com nhé!
