Windows 11 là một hệ điều hành mạnh mẽ với khả năng đáp ứng gần như mọi nhu cầu của người dùng. Tuy nhiên, ở trạng thái mặc định, trải nghiệm sử dụng trên Windows 11 chưa thực sự được tối ưu để đạt hiệu suất công việc cao nhất. May mắn thay, Windows cũng là một nền tảng linh hoạt, cho phép người dùng tùy chỉnh sâu rộng và nâng cao đáng kể thông qua các ứng dụng của bên thứ ba cũng như các thiết lập tích hợp sẵn.
Nếu bạn đang tìm cách tận dụng tối đa máy tính Windows 11 của mình để làm việc nhanh chóng và hiệu quả, bài viết này sẽ cung cấp những thủ thuật và mẹo hữu ích, giúp bạn cải thiện đáng kể quy trình làm việc. Chúng tôi sẽ đi sâu vào từng khía cạnh, từ việc quản lý tài nguyên hệ thống đến việc khai thác các công cụ nâng cao, nhằm đưa trải nghiệm Windows 11 của bạn lên một tầm cao mới.
8. Vô hiệu hóa các tác vụ khởi động không cần thiết
Tiết kiệm tài nguyên cho hệ thống
Nghe có vẻ không đáng kể, nhưng việc có quá nhiều ứng dụng tự động khởi chạy cùng hệ thống có thể làm chậm máy tính của bạn đáng kể. Rất nhiều tác vụ tự động chạy khi khởi động không phải là những thứ bạn cần bật liên tục, thậm chí có thể không cần đến chúng chút nào. Ví dụ, các ứng dụng như OneDrive và Microsoft Teams thường tự động khởi động cùng PC, nhưng nếu bạn không sử dụng các dịch vụ này, chúng hoàn toàn vô dụng và chỉ tiêu tốn tài nguyên.
Kiểm tra ứng dụng khởi động trên Windows 11 trong Trình quản lý tác vụ
Chúng tôi luôn khuyến nghị bạn nên kiểm tra mục Khởi động (Startup) trong Trình quản lý tác vụ (Task Manager) hoặc trong ứng dụng Cài đặt (Settings) để đảm bảo không có quá nhiều thứ chạy ngầm không cần thiết. Thường có rất nhiều chỗ để cắt giảm, và bạn sẽ có nhiều tài nguyên khả dụng hơn cho những tác vụ thực sự quan trọng trong quy trình làm việc của mình. Việc này không chỉ giúp máy tính khởi động nhanh hơn mà còn cải thiện hiệu suất tổng thể khi sử dụng.
Màn hình Trình quản lý tác vụ Windows 11 hiển thị các ứng dụng khởi động
7. Tận dụng Màn hình ảo (Virtual Desktops)
Sắp xếp không gian làm việc gọn gàng
Màn hình ảo, hay đơn giản là desktop ảo, là một tính năng quan trọng trong Windows 11 cho phép bạn sắp xếp các ứng dụng đang mở vào các không gian làm việc khác nhau. Điều này giúp bạn tập trung vào những việc cụ thể tại một thời điểm nhất định. Ví dụ, bạn có thể có một màn hình ảo dành cho việc nghiên cứu và ghi chú về một chủ đề cụ thể, và một màn hình ảo riêng biệt cho các dự án chỉnh sửa video hoặc hình ảnh. Bạn cũng có thể muốn có một màn hình ảo dành cho giải trí, để không có những yếu tố gây xao nhãng làm lộn xộn màn hình khi bạn làm việc.
Chế độ xem tác vụ (Task view) trên Windows 11 với hai màn hình ảo và các ứng dụng đang mở
Việc tổ chức các ứng dụng của bạn vào các màn hình ảo là một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn có thể duy trì sự tập trung vào tác vụ hiện tại, đồng thời vẫn có mọi thứ bạn cần để đa nhiệm luôn sẵn sàng chỉ trong chốc lát. Tính năng này đã có mặt trên Windows được vài năm, và khi nó được thêm vào, đã trở thành một thay đổi lớn đối với nhiều người. Bạn có thể truy cập các màn hình ảo bằng cách nhấn tổ hợp phím Windows + Tab trên bàn phím.
Máy tính xách tay Windows 11 hiển thị màn hình Task View với hai màn hình ảo ở phía dưới
6. Giữ gìn sự ngăn nắp cho tệp tin của bạn
Tiết kiệm thời gian tìm kiếm
Khi bạn làm việc với các dự án phức tạp đòi hỏi sử dụng nhiều tệp tin, chẳng hạn như chỉnh sửa video, việc giữ các tệp tin của bạn được sắp xếp cực kỳ quan trọng nếu bạn muốn dự án diễn ra suôn sẻ. Sử dụng tên chung chung, vứt tất cả các tệp vào một thư mục ngẫu nhiên (hoặc chỉ giữ chúng trong thư mục Tải xuống), hay có các tệp rải rác ở các thư mục khác nhau hoàn toàn là những thói quen sẽ làm lãng phí rất nhiều thời gian của bạn trong quá trình làm việc. Bạn sẽ liên tục phải duyệt tìm thứ mình muốn tại bất kỳ thời điểm nào. Và nếu bạn cần di chuyển dự án đến một nơi khác, việc này càng trở nên khó khăn hơn trong khi vẫn giữ tất cả các tệp nguồn.
Màn hình File Explorer trên Windows 11 phiên bản 23H2 với ngăn Chi tiết (Details pane) mở
Trước khi bắt đầu một dự án, hãy tạo một cấu trúc thư mục cho các tệp bạn sẽ cần, và thiết lập một quy tắc cho tên tệp mà bạn có thể sử dụng. Tổ chức chúng theo ngày hoặc dựa trên các phần cụ thể của dự án mà bạn sẽ làm việc. Nhu cầu của bạn sẽ khác nhau tùy thuộc vào dự án là gì, vì vậy điều tốt nhất bạn có thể làm là xem xét tất cả các biến số quan trọng mà bạn cần nhớ khi sử dụng các tệp này sau này.
Một máy tính chạy Windows 11 và hiển thị cửa sổ File Explorer
5. Tự động hóa chế độ Không làm phiền (Do not disturb) và Ánh sáng đêm (Night light)
Giữ sự tập trung và bảo vệ mắt
Chế độ Không làm phiền (DND) là một tính năng quan trọng trên mọi thiết bị giúp bạn có thời gian riêng tư mà không bị xao nhãng. Trên máy tính, điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn muốn duy trì sự tập trung vào tác vụ hiện tại. Mặc dù Windows 11 đi kèm với một số quy tắc tự động để ngăn các thông báo gây phiền toái, nhưng có một điều bạn nên tự mình thiết lập: đó là lịch trình tự động cho DND dựa trên thời gian.
Trong ứng dụng Cài đặt (Settings), dưới mục Hệ thống (System) > Thông báo (Notifications), bạn có thể đặt một khoảng thời gian mà DND tự động bật để bạn không nhận được thông báo từ các ứng dụng nhắn tin hoặc các ứng dụng khác có thể gây xao nhãng. Bạn cũng có thể thêm ngoại lệ cho các ứng dụng mà bạn thực sự cần cho công việc. Chẳng hạn, bạn có thể không muốn thông báo Discord trong giờ làm việc, nhưng thông báo Slack lại quan trọng, vì vậy các ngoại lệ này rất tiện lợi.
Laptop Windows 11 hiển thị cài đặt thông báo và ứng dụng Đồng hồ mở trong tab Phiên làm việc tập trung
Một điều khác có thể giúp bạn làm việc hiệu quả và duy trì sức khỏe, đặc biệt nếu bạn làm việc nhiều giờ, là tự động hóa tính năng Ánh sáng đêm (Night light). Tính năng này giúp giảm lượng ánh sáng xanh phát ra từ màn hình, giảm mỏi mắt và có khả năng cải thiện sức khỏe mắt về lâu dài. Việc kích hoạt Night light vào buổi tối hoặc theo lịch trình sẽ giúp đôi mắt của bạn được thư giãn hơn, góp phần cải thiện chất lượng giấc ngủ và năng suất làm việc tổng thể.
4. Sử dụng Phiên làm việc tập trung (Focus sessions)
Duy trì sự tập trung tối đa
Nếu chế độ Không làm phiền (Do not disturb) chưa đủ để giúp bạn tập trung, Windows 11 còn có một “chiêu” khác: phiên làm việc tập trung (focus sessions). Đây là một tính năng trong ứng dụng Đồng hồ (Clock) được thiết kế để giúp bạn tập trung vào công việc bằng cách kết hợp chế độ Không làm phiền với một số biện pháp mạnh mẽ hơn.
Khi bắt đầu một phiên làm việc tập trung, thông báo sẽ bị vô hiệu hóa trong suốt thời gian phiên, giúp bạn duy trì sự tập trung. Nhưng nó còn đi xa hơn thế, bởi vì nó cũng tắt các hiệu ứng nháy sáng trên thanh tác vụ và các huy hiệu thông báo. Thông thường, ngay cả khi một ứng dụng không gửi thông báo thông thường, nó vẫn sẽ nhấp nháy trên thanh tác vụ để báo hiệu có thông báo mới, điều này có thể gây xao nhãng. Với các phiên làm việc tập trung, điều đó cũng bị vô hiệu hóa, giúp tăng cường sự tập trung của bạn hơn nữa.
Các phiên làm việc tập trung còn có những lợi ích khác. Chúng đi kèm với các danh sách phát Spotify được chọn trước để giúp bạn duy trì sự tập trung, giúp tâm trí bạn không bị xao nhãng quá nhiều. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng tích hợp với Microsoft To Do để theo dõi các tác vụ bạn cần thực hiện trong phiên đó, và còn có một công cụ theo dõi cho biết bạn đã tập trung được bao lâu trong ngày, đây là một sự động viên nhỏ để ghi nhận nỗ lực của bạn. Mỗi chút động lực đều có ích.
3. Tiết kiệm thời gian với các tự động hóa AutoHotKey
Khởi chạy ứng dụng và nhập văn bản lặp lại nhanh chóng
Sức mạnh của tự động hóa có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian trong một loạt các tác vụ, nhưng một nơi tuyệt vời để bắt đầu nâng cao năng suất của bạn là cắt giảm thời gian thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại. AutoHotKey là một ứng dụng tuyệt vời để giúp bạn làm điều này.
AutoHotKey có thể tạo ra đủ loại tự động hóa tận dụng các phím tắt bàn phím hoặc đầu vào. Một ví dụ lớn là thiết lập các phím tắt bàn phím để khởi chạy bất kỳ ứng dụng nào của bạn. Bạn có thể tạo một tập lệnh chạy một tệp thực thi cụ thể bất cứ khi nào bạn nhấn một tổ hợp phím cụ thể, vì vậy các ứng dụng bạn cần nhất luôn có sẵn ngay lập tức và bạn không cần phải lãng phí thời gian với menu Start.
Một trường hợp sử dụng tuyệt vời khác là mở rộng văn bản (text expansion). Trong trường hợp này, AutoHotKey có thể biến các đoạn văn bản cụ thể bạn gõ thành các khối văn bản dài hơn. Ví dụ, bạn có thể tạo một tập lệnh biến :myemail: thành địa chỉ email đầy đủ của bạn một cách tự động, vì vậy bạn không phải gõ lại nó mỗi lần. Bạn cũng có thể áp dụng điều này cho các đoạn văn bản dài hơn, điều này có thể là một công cụ tiết kiệm thời gian lớn. Nếu nhiều công việc của bạn liên quan đến việc lặp đi lặp lại những điều tương tự, đây chắc chắn là một mẹo quan trọng.
2. Khám phá PowerToys – Bộ công cụ đa năng của Windows 11
Hữu ích cho vô vàn tác vụ
Không một cuộc trò chuyện nào về việc tăng năng suất có thể hoàn chỉnh nếu không nhắc đến PowerToys. Ngay cả cái tên của nó cũng ngụ ý rằng đây là dành cho người dùng chuyên nghiệp (power users), và có lý do chính đáng cho điều đó. Đây không phải là một công cụ đơn lẻ, mà là một bộ công cụ chứa hàng tấn tính năng hữu ích để nâng cao năng suất của bạn theo nhiều cách khác nhau.
Công cụ yêu thích của tôi là FancyZones, cho phép bạn tùy chỉnh hoàn toàn bố cục màn hình desktop và dễ dàng căn chỉnh các ứng dụng vào các khu vực thích hợp. Chắc chắn, Windows 11 có các bố cục Snap Layouts, và điều này đã giúp ích rất nhiều, nhưng FancyZones lại ở một cấp độ hoàn toàn khác. Bạn có thể thay đổi kích thước các khu vực cụ thể (và có rất nhiều trong số đó), và bạn có thể dễ dàng căn chỉnh ứng dụng vào khu vực thích hợp chỉ bằng cách giữ một phím trên bàn phím và di chuyển ứng dụng vào khu vực đó. Không cần phải kéo ứng dụng ra sát mép màn hình.
Laptop Windows 11 chạy PowerToys với trang cài đặt FancyZones đang mở
Nhưng còn rất nhiều tính năng khác ở đây. Image Resizer rất tuyệt nếu bạn thường xuyên tải ảnh lên nhưng cần xử lý các giới hạn kích thước tệp bị hạn chế. Power Rename cung cấp một số tính năng tuyệt vời để đổi tên hàng loạt tệp với định dạng bạn muốn. Tiện ích chuột (Mouse utilities) cũng rất hay vì nó có thể giúp bạn dễ dàng tìm thấy con trỏ trên màn hình lớn, một vấn đề mà tôi thường xuyên gặp phải. Ngoài ra còn có PowerToys Run, một cách tuyệt vời để khởi chạy ứng dụng và các loại tác vụ khác. Tuy nhiên, nếu chúng ta nói về các trình khởi chạy, tôi phải nhắc đến mẹo số một của mình.
1. Cài đặt Flow Launcher – Trợ thủ đắc lực không thể thiếu
Ứng dụng xuất sắc cho năng suất
Nếu bạn theo dõi các bài viết của tôi, vị trí này trong danh sách không có gì ngạc nhiên. Tôi hoàn toàn yêu thích Flow Launcher, và tôi sẽ tiếp tục giới thiệu nó cho bất cứ ai muốn cách tốt nhất để tăng tốc quy trình làm việc của mình. Flow Launcher là một thanh tìm kiếm và trình khởi chạy mà bạn có thể gọi lên bất cứ lúc nào trên màn hình desktop Windows để khởi chạy ứng dụng, nhưng cũng làm được rất nhiều điều khác nhờ sức mạnh của các plugin.
Khởi chạy ứng dụng với Flow Launcher nhanh hơn và đáng tin cậy hơn nhiều so với việc sử dụng menu Start của Windows 11, vì Flow Launcher phản hồi ngay lập tức và cung cấp kết quả nhất quán hơn. Trong khi đó, Windows đôi khi lại trả về kết quả tìm kiếm web thay vì các tệp cục bộ, ngay cả khi bạn gõ đúng.
Laptop Windows 11 hiển thị cài đặt Flow Launcher và thanh tìm kiếm
Nhưng đó chỉ là khởi đầu của những gì bạn có thể làm với Flow Launcher. Các plugin cho phép bạn chạy lệnh terminal trực tiếp trong thanh tìm kiếm, tìm kiếm dấu trang của trình duyệt, chấm dứt các ứng dụng đang chạy, gỡ cài đặt ứng dụng hoàn toàn, thực hiện chuyển đổi đơn vị, và nhiều hơn thế nữa. Có vô số cách để cải thiện năng suất của bạn bằng Flow Launcher.
Làm việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian
Những mẹo trên chỉ là một vài lời khuyên mà bất kỳ ai cũng có thể làm theo để cải thiện năng suất của mình trên Windows 11. Tùy thuộc vào khối lượng công việc của bạn, có thể có nhiều công cụ cụ thể hơn giúp ích cho những gì bạn cần, nhưng đây là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho hầu hết mọi người. Chúng tôi có thể khẳng định hiệu quả của tất cả các phương pháp này.
Tất nhiên, Flow Launcher là một trong những lựa chọn cá nhân yêu thích của chúng tôi. Chúng tôi cài đặt nó trên mọi PC Windows mà mình thiết lập, và thậm chí đã tìm thấy một giải pháp thay thế cho Mac, được gọi là Raycast, cũng hoạt động cực kỳ hiệu quả. Hãy thử áp dụng các mẹo này để cảm nhận sự khác biệt trong quy trình làm việc và tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng Windows 11 của bạn.
Bạn đã áp dụng mẹo nào trong số này chưa? Hoặc bạn có những thủ thuật tối ưu Windows 11 nào khác để tăng năng suất làm việc hiệu quả? Hãy chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới để cùng cộng đồng 360congnghe.com khám phá thêm những cách làm việc thông minh hơn!
