Là một sinh viên toàn thời gian kiêm nhà báo công nghệ, lịch trình của tôi luôn dày đặc với vô số công việc: từ các deadline bài viết, bài tập đại học đến các cuộc gọi Google Meet quan trọng. Cùng với đó, tôi lại có một trí nhớ “cá vàng” (thậm chí những người quen biết tôi còn cho rằng trí nhớ của tôi tệ hơn cả cá vàng). Ý tôi là, tôi luôn luôn có rất nhiều thứ phải làm, và việc chỉ dựa vào trí nhớ cá nhân thì thường chỉ dẫn đến thảm họa.
Mặc dù tôi có thói quen tạo danh sách việc cần làm (to-do list) mỗi sáng, nhưng chúng chưa bao giờ là đủ. Đó là lý do tôi kết hợp chúng với phương pháp time-blocking trên lịch của mình để giữ đúng tiến độ và xử lý mọi thứ trong danh sách mà không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào. Dù tôi thấy time-blocking mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc, nhưng nó cũng có một nhược điểm – tôi bắt đầu trì hoãn khi nghĩ đến tất cả những gì mình phải làm. Điều đó chỉ khiến tôi muốn chẳng làm gì cả, và nhìn một lịch trình dày đặc chỉ khiến tình hình tệ hơn.
Tôi không mấy hứng thú với việc phải tự tay sắp xếp lịch, và việc time-blocking thủ công từng chi tiết có thể giống như một công việc vặt tốn thời gian. Tôi đã tình cờ biết đến Reclaim – một công cụ lập lịch được hỗ trợ bởi AI – khi tìm kiếm các giải pháp để cải thiện việc quản lý thời gian. Kể từ khi bắt đầu sử dụng, tôi đã để Reclaim tự động xử lý lịch trình cho mình, nhờ đó tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho chính các nhiệm vụ thay vì phải cố gắng tìm kiếm một khoảng thời gian trống hoàn hảo trên lịch.
Reclaim Biến Danh Sách Việc Cần Làm Thành Các Khối Thời Gian Tự Động
Thoát Khỏi Nỗi Ám Ảnh Sắp Xếp Lịch Trình Thủ Công
Nghe có vẻ vô lý, nhưng tôi cực kỳ ghét việc tạo các khối thời gian (time blocks) trong các ứng dụng lịch như Google Calendar. Tôi không nói đến việc phải tự mình tìm hiểu khi nào rảnh rỗi; tôi đang nói đến việc phải kéo và điều chỉnh kích thước các khối sau khi tìm được khoảng thời gian hoàn hảo. Mặc dù bạn có thể nhấp vào khoảng thời gian mong muốn và điền thông tin chi tiết để lên lịch cho một nhiệm vụ, tôi luôn cảm thấy cần có một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn để làm điều đó.
May mắn thay, Reclaim đã khắc phục sự khó chịu này cho tôi, và tôi không nghĩ mình đã phải kéo hay thay đổi kích thước một khối thời gian nào kể từ khi bắt đầu sử dụng nó. Với Reclaim, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập trang Tasks, nhấn nút + New Task ở góc trên bên phải và điền thông tin chi tiết về nhiệm vụ, bao gồm tên nhiệm vụ và thời gian bạn nghĩ sẽ mất để hoàn thành. Nếu đó là một nhiệm vụ bạn sẽ hoàn thành trong một lần, bạn có thể bỏ chọn ô bên cạnh Split up.
Tuy nhiên, nếu đó là một nhiệm vụ dài hơn mà bạn nghĩ mình có thể thực hiện tốt hơn theo từng phần, bạn có thể giữ nguyên tùy chọn Split up, và Reclaim sẽ chia nhỏ nó thành các khối thời gian nhỏ hơn tùy thuộc vào lịch của bạn và Min duration (Thời lượng tối thiểu) cùng Max duration (Thời lượng tối đa) mà bạn đã cài đặt.
Mọi Nhiệm Vụ Được Lên Lịch Dựa Trên Ưu Tiên và Lịch Trình Hiện Tại
Loại Bỏ Hoàn Toàn Vấn Đề Trùng Lịch và Ưu Tiên Sai Lầm
Reclaim không chỉ tạo các khối thời gian cho bạn và ngẫu nhiên đưa chúng vào lịch của bạn dựa trên thời gian rảnh rỗi. Thay vào đó, nó lập kế hoạch lịch của bạn dựa trên mức độ ưu tiên bạn gán cho các nhiệm vụ, thời hạn của chúng và sự khả dụng của bạn.
Khi bạn thêm một nhiệm vụ bằng cách truy cập trang Tasks, bạn có thể đặt mức độ ưu tiên của nhiệm vụ bằng cách nhấp vào biểu tượng bên cạnh trường tên nhiệm vụ. Sau đó, bạn có thể chọn từ bốn mức độ ưu tiên: Critical (Quan trọng), High (Cao), Medium (Trung bình) và Low (Thấp). Ví dụ, nếu bạn đột nhiên được giao một nhiệm vụ khẩn cấp cần thực hiện ngay lập tức, bạn có thể thêm nó vào danh sách nhiệm vụ của Reclaim và đặt mức độ ưu tiên là Critical Priority.
Màn hình cài đặt mức độ ưu tiên của Reclaim AI
Ngay cả khi lịch trình trong ngày của bạn đã kín, Reclaim sẽ sắp xếp lại các nhiệm vụ đã lên lịch trước đó và ưu tiên nhiệm vụ quan trọng. Nó thường đẩy các nhiệm vụ ưu tiên thấp hơn sang cuối tuần.
Tất nhiên, Reclaim cũng sẽ tính đến số giờ cần thiết cho nhiệm vụ khẩn cấp. Nếu không có khối thời gian nào phù hợp, Reclaim tự nhiên sẽ không có lựa chọn nào khác ngoài việc chuyển nó sang khoảng thời gian sớm nhất có thể, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bạn sẽ bỏ lỡ thời hạn. Trong những trường hợp như vậy, bạn cần can thiệp một chút bằng cách tự điều chỉnh lịch hoặc chọn chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần.
Nhưng phần lớn, Reclaim làm rất tốt việc cân bằng giữa sự khẩn cấp với những gì bạn đã có trong lịch trình và giúp bạn lập kế hoạch theo cách cho phép bạn hoàn thành mọi thứ mà không bỏ lỡ deadline.
Tự Động Đặt Lịch Cho Thời Gian Làm Việc Chuyên Sâu (Deep Work) Từ Sớm
Không Còn Phải Chờ Đợi “Tìm Thấy Thời Gian” Nữa
Vì tôi là một sinh viên toàn thời gian, một điều tôi không thể thỏa hiệp là đảm bảo mình có đủ thời gian dành riêng cho việc học, bất kể lịch làm việc bận rộn đến đâu. Trong một thời gian dài, tôi thường chỉ ngồi vào bàn học bất cứ khi nào có thời gian rảnh rỗi từ công việc, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng khả thi.
Thật kỳ lạ, tôi gặp khó khăn trong việc tập trung vào một nhiệm vụ trừ khi nó đã được lên lịch trên lịch của tôi. Tôi đã cố gắng tạo các nhiệm vụ riêng biệt dành cho việc học, nhưng vì những nhiệm vụ này không bị ràng buộc bởi các thời hạn cố định như bài tập hoặc nhiệm vụ cụ thể, ngay khi tôi thêm một nhiệm vụ công việc khẩn cấp, các khối thời gian học tập sẽ bị sắp xếp lại. Trước khi tôi kịp nhận ra, tuần tiếp theo đã bắt đầu, và tổng số giờ tôi dành cho việc học thật đáng xấu hổ.
Tính năng Focus Time của Reclaim, được ra mắt vài tuần trước (và vài tháng sau khi tôi bắt đầu sử dụng công cụ này), đã thực sự thay đổi cuộc chơi. Thay vì chờ đợi cho đến khi lịch của bạn đầy ắp các nhiệm vụ cần làm, Focus Time hoạt động bằng cách “bảo vệ các khối thời gian thông minh trên lịch của bạn” từ trước. Ví dụ, tôi đã đặt mục tiêu Weekly Focus Time (Thời gian Tập trung Hàng tuần) của mình là 20 giờ/tuần.
Reclaim hiển thị số liệu thống kê Thời gian Tập trung (Focus Time)
Bạn cũng có thể cấu hình số giờ Focus lý tưởng mỗi tuần, số giờ Focus tối đa mỗi ngày và thời lượng tối thiểu/tối đa bạn muốn cho các khối Focus của mình. Với các cam kết công việc của mình, tôi đã đặt thời lượng lý tưởng mỗi ngày là ba giờ và số giờ Focus tối đa mỗi ngày là sáu giờ (cho những ngày làm việc nhẹ nhàng). Mặc dù các khối Focus Time được lên lịch từ trước, chúng vẫn rất linh hoạt. Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại chúng một cách thông minh và điều chỉnh xung quanh các mục ưu tiên cao hơn và các cuộc họp.
Cài đặt Focus Time trong Reclaim
Điều tuyệt vời nhất là Reclaim sẽ luôn lên lịch cho các Task, bất kể mức độ ưu tiên, trước khi lên lịch cho Focus Time. Điều này có nghĩa là bạn sẽ có thể hoàn thành các nhiệm vụ của mình, và bất kỳ thời gian rảnh nào còn lại sẽ tự động được lấp đầy bằng các khối Focus, giúp bạn duy trì tiến độ mà không phải hy sinh công việc quan trọng.
Để Reclaim Gánh Vác Công Việc Nặng Nhọc Giúp Bạn
Đây chỉ là một vài trong số các tính năng của Reclaim khiến nó trở thành một công cụ đáng kinh ngạc. Reclaim cũng theo dõi thời gian của bạn được sử dụng vào đâu và cung cấp các số liệu thống kê chuyên sâu theo các khoảng thời gian khác nhau. Nó phân loại thời gian của bạn thành Shallow Work (Công việc Nông), Deep Work (Công việc Chuyên sâu) và Travel (Di chuyển), cho phép bạn thấy chính xác mình dành bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ.
Nó cũng cho thấy bạn dành bao nhiêu giờ làm việc ngoài giờ làm việc đã định, điều này hoàn hảo cho những người làm việc từ xa như tôi! Nếu bạn có thói quen đặt lịch quá tải và ôm đồm nhiều hơn khả năng của mình, Reclaim cũng có thể tự động thêm các khoảng nghỉ giữa các nhiệm vụ để giúp bạn có chút thời gian để thư giãn trong những ngày bận rộn. Mặc dù Reclaim có gói trả phí, nhưng phiên bản miễn phí của nó đã đủ dùng cho tôi trong hơn một năm, và tôi không thể không khuyên dùng nó.
Reclaim AI đã giúp tôi biến lịch trình lộn xộn thành một kế hoạch rõ ràng, giảm thiểu sự trì hoãn và tối đa hóa năng suất. Đối với bất kỳ ai đang vật lộn với việc quản lý thời gian, đặc biệt là những người có lịch trình bận rộn và nhiều nhiệm vụ cần ưu tiên, Reclaim thực sự là một giải pháp công nghệ đáng để thử.
Bạn đã thử Reclaim AI hay có công cụ quản lý thời gian nào khác muốn chia sẻ không? Hãy để lại bình luận phía dưới!