Trong nhiều năm, Google Docs luôn là công cụ hàng đầu để tôi viết, chỉnh sửa và cộng tác. Thật khó để phủ nhận sự tiện lợi của nền tảng đám mây cùng bộ tính năng mạnh mẽ mà nó mang lại. Tuy nhiên, gần đây, tôi đã trải nghiệm Outline – một nền tảng quản lý tri thức và chỉnh sửa cộng tác miễn phí, mã nguồn mở, với nhiều tính năng có thể cạnh tranh trực tiếp với Google Docs. Dưới đây là những lý do khiến tôi đang cân nhắc nghiêm túc việc chuyển sang sử dụng Outline.
Đơn giản và Đa năng
Giao diện trực quan và khả năng định dạng linh hoạt
Đầu tiên, tôi đã suy nghĩ về các tính năng của Google Docs mà mình thực sự sử dụng: tiêu đề, chèn liên kết, danh sách gạch đầu dòng và đánh số, chèn hình ảnh, khối mã (đôi khi), và cộng tác. Outline không chỉ sở hữu tất cả các tính năng cốt lõi này mà còn mang đến một giao diện sạch sẽ, không gây xao nhãng, khiến việc viết lách trở thành một trải nghiệm thú vị. Đồng thời, Outline hỗ trợ đầy đủ Markdown, chỉnh sửa văn bản đa dạng (rich-text) và khả năng nhúng hình ảnh, liên kết một cách liền mạch. Thiết kế của nó theo hướng tối giản nhưng lại cực kỳ mạnh mẽ về khả năng.
Outline không có các menu định dạng cổ điển như Google Docs, nhưng tất cả chúng đều được tích hợp trực tiếp vào các chức năng ngữ cảnh. Bạn chỉ cần gõ / và ngay lập tức sẽ hiển thị các tùy chọn tiêu đề, cùng với danh sách gạch đầu dòng, đánh số, hoặc tùy chọn chèn hình ảnh/video. Hơn nữa, nếu bạn bôi đen bất kỳ ký tự hoặc đoạn văn bản nào, các tùy chọn định dạng bổ sung sẽ xuất hiện, bao gồm cả tùy chọn chèn liên kết. Mọi thứ đều có sẵn ngay tại chỗ, không cần phải dùng chuột và click qua lại giữa các menu khác nhau.
Giao diện các ứng dụng năng suất như Notion và Obsidian trên laptop, cùng điện thoại hiển thị các icon ứng dụng
Tích hợp mượt mà với các nền tảng khác
Khả năng cộng tác trực tiếp trên Slack
Đối với tôi, sự tích hợp của Outline với Slack có vai trò rất lớn trong quyết định này. Ngay từ đầu, tôi đã đăng nhập vào Outline bằng tài khoản Slack của mình. Sau đó, tôi thêm không gian làm việc và tích hợp Outline vào ứng dụng Slack. Chỉ trong 2 phút, quá trình tích hợp đã hoàn tất và tôi có thể tìm kiếm, chèn các ghi chú/bài viết của mình vào bất kỳ kênh Slack nào bằng lệnh /outline. Thật đơn giản!
Tôi nhắc đến Slack vì đây là yếu tố quan trọng đối với tôi, nhưng bạn cũng có thể tích hợp Outline với Loom và Figma để đạt được kết quả tương tự. Outline còn hỗ trợ tích hợp với các công cụ năng suất khác như Google Analytics, GitHub, Webhooks và Zapier nếu bạn có nhu cầu.
Không thỏa hiệp về quyền riêng tư
Tự chủ dữ liệu với tùy chọn tự host
Với Google Docs, các tài liệu của tôi được ràng buộc chặt chẽ với hệ sinh thái của Google. Mặc dù các biện pháp bảo mật của họ rất mạnh mẽ, nhưng vẫn còn những lo ngại về quyền riêng tư dữ liệu và sự giám sát của tập đoàn. Outline đã cung cấp cho tôi tùy chọn tự host (self-host), nghĩa là tôi có thể kiểm soát hoàn toàn nơi dữ liệu của mình được lưu trữ và ai có quyền truy cập vào chúng.
Giao diện container Outline sẵn sàng tự host trong Docker, thể hiện khả năng kiểm soát dữ liệu
Ngoài ra, Outline hỗ trợ quy trình làm việc theo nhóm, phiên bản tài liệu và chỉnh sửa theo thời gian thực. Và vì tôi có thể lưu trữ nó trên máy chủ của riêng mình, tôi có thể đảm bảo rằng không gian làm việc cộng tác của mình là riêng tư và an toàn. Thành thật mà nói, tôi không cần mức độ riêng tư và bảo mật cao đến vậy vì tôi chỉ dùng nó để soạn thảo các bài viết của mình, nhưng nếu bạn đang làm việc với thông tin nhạy cảm hơn, đây là một lợi thế không thể bỏ qua.
Những điểm còn thiếu sót của Outline
Hạn chế về tính năng định dạng và quản lý tài liệu
Nếu bạn đã quen với các tùy chọn định dạng văn bản và bố cục từ một trình soạn thảo tài liệu cổ điển như Google Docs, việc chuyển sang Outline có thể hơi khó khăn. Ví dụ, tôi đã mất vài phút để tìm cách thêm bảng trong Outline. Thực ra nó khá đơn giản, chỉ cần gõ /table và bạn sẽ có tùy chọn, nhưng không phải ai cũng dễ dàng nhận ra ngay lập tức. Outline chỉ có các tùy chọn định dạng cơ bản. Mặc dù nó vẫn hoạt động tốt cho việc viết bài này, bạn có thể gặp khó khăn với việc căn chỉnh văn bản; không có tùy chọn để đếm số từ và ký tự của một đoạn văn bản.
Các mẫu tài liệu Google Docs phổ biến, minh họa giao diện quen thuộc của trình soạn thảo
Thêm vào đó, Google Docs được hưởng lợi từ tất cả các tích hợp khác trong bộ công cụ và tính năng của Google. Một tính năng quan trọng khác mà tôi bỏ lỡ từ Google Docs là lịch sử phiên bản chi tiết của tài liệu, cho phép bạn xem các thay đổi cụ thể do cộng tác viên thực hiện theo thời gian. Outline không có tính năng này, vì nó được thiết kế như một ứng dụng ghi chú, không phải một trình soạn thảo văn bản đầy đủ chức năng.
Tại sao tôi vẫn gắn bó với Outline
Đáp ứng mọi nhu cầu và hơn thế nữa
Mặc dù rõ ràng thiếu một số tính năng phức tạp, Outline vẫn có tất cả các công cụ tôi cần. Nó đi kèm với các tùy chọn định dạng văn bản cơ bản, dễ tiếp cận hơn. Việc tích hợp Slack cho phép cộng tác trong tổ chức của tôi và khả năng tự host mang lại các tính năng bảo mật và riêng tư tối đa.
Outline có thể không nổi tiếng như Google Docs, nhưng nó đã giành được một vị trí cố định trong quy trình làm việc của tôi. Bản chất mã nguồn mở, thiết kế đơn giản và các công cụ cộng tác vững chắc đã khiến nó trở thành một lựa chọn nổi bật cho nhu cầu của tôi. Hơn nữa, có một sự hài lòng nhất định khi sử dụng một công cụ mà bạn cảm thấy như nó thuộc về mình, chứ không chỉ là của một tập đoàn khổng lồ.
Đáng để bạn trải nghiệm
Nếu bạn đang cân nhắc việc chuyển đổi, tôi khuyên bạn nên thử Outline. Đây là một lời nhắc nhở rằng luôn có những lựa chọn thay thế cho các ông lớn công nghệ, và đôi khi, những lựa chọn thay thế đó có thể mang lại cảm giác tự do và kiểm soát khó tìm thấy ở nơi khác. Nếu bạn coi trọng sự cởi mở, đơn giản và đổi mới, Outline có thể sẽ làm bạn bất ngờ. Nó chắc chắn đã làm tôi bất ngờ.
