Bạn có thường xuyên nhìn chằm chằm vào những bảng tính Excel đầy ắp dữ liệu, đối mặt với hàng ngàn dòng thông tin và cảm thấy rằng phải có một cách hiệu quả hơn để hoàn thành công việc không? Tin vui là có đấy. Trải qua nhiều năm làm việc với Excel, tôi đã khám phá ra một bộ sưu tập các hàm giúp biến đổi hoàn toàn quy trình làm việc của mình. Đây không phải là những công thức cơ bản như SUM hay AVERAGE mà bạn thường thấy; chúng là những “viên ngọc ẩn” có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ làm việc tẻ nhạt.
Tôi muốn chia sẻ sáu trong số những hàm Excel nâng cao thiết yếu mà tôi ước mình đã biết sớm hơn rất nhiều. Tôi tin chắc rằng chúng cũng sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong công việc của bạn, giúp bạn tăng hiệu suất công việc và làm chủ bảng tính một cách chuyên nghiệp hơn.
Biểu đồ tốc độ và hiệu suất trong Excel với các công thức được tối ưu
1. TEXTBEFORE, TEXTAFTER và TEXTSPLIT: Xử lý chuỗi văn bản chuyên nghiệp
Thao tác với văn bản một cách chuyên nghiệp
Vào tháng 5 năm 2022, Microsoft đã giới thiệu một số hàm mới để giúp bạn thao tác với văn bản một cách chuyên nghiệp hơn. Mặc dù đã có các hàm như SEARCH, FIND, LEFT, RIGHT, MID và SEQUENCE, nhưng những hàm tương đối mới này cho phép bạn trả về mọi thứ trước hoặc sau một dấu phân cách mà bạn chọn. Chúng hiệu quả hơn trong nhiều trường hợp.
Giả sử bạn có một danh sách địa chỉ khách hàng trong một cột duy nhất, được định dạng như ví dụ. Bây giờ, bạn muốn trích xuất địa chỉ đường, thành phố, tiểu bang và mã ZIP vào các cột riêng biệt. Bạn có thể thêm công thức =TEXTBEFORE(A1, ",") và Excel sẽ tìm trong ô A1 và trả về mọi thứ trước dấu phẩy đầu tiên (ví dụ: 123 Main St.). Tương tự, TEXTAFTER sẽ trích xuất văn bản xuất hiện sau một dấu phân cách đã chỉ định.
Bạn thậm chí có thể sử dụng kết hợp TEXTBEFORE và TEXTAFTER. Chẳng hạn, =TEXTBEFORE(TEXTAFTER(A1, ","), ",") sẽ trả về Anytown. Hàm TEXTSPLIT sẽ tách văn bản thành nhiều cột hoặc hàng bằng cách sử dụng một dấu phân cách. Nếu bạn nhập =TEXTSPLIT(A1, ", "), nó sẽ tách ô A1 thành ba cột riêng biệt.
Nhìn chung, những hàm này là vô giá để dọn dẹp dữ liệu lộn xộn được nhập từ các nguồn khác. Bạn có thể nhanh chóng tái cấu trúc dữ liệu cho các báo cáo và phân tích.
2. EDATE và EOMONTH: Thao tác với ngày tháng dễ dàng
Cách sử dụng hàm EDATE trong Excel để tính ngày hết hạn đăng ký
EDATE và EOMONTH là hai công cụ mạnh mẽ để điều chỉnh ngày tháng trong Excel. EDATE trả về ngày cách một ngày bắt đầu đã cho một số tháng cụ thể (trước hoặc sau). Ví dụ, bạn có danh sách ngày bắt đầu đăng ký trong cột A và bạn muốn tính ngày hết hạn, tức là 12 tháng sau.
Bạn có thể nhập =EDATE(A1, 12) và kéo công thức xuống để áp dụng cho tất cả các ô. Hàm này cũng khá tiện dụng khi bạn muốn tính toán thời hạn trong quản lý dự án.
Microsoft Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng các số sê-ri liên tiếp để có thể sử dụng chúng trong các phép tính. Theo mặc định, ngày 1 tháng 1 năm 1900 là số sê-ri 1, và ngày 1 tháng 1 năm 2026 là số sê-ri 46023 vì nó là 46.023 ngày sau ngày 1 tháng 1 năm 1900.
EMONTH trả về ngày cuối cùng của tháng, cách một ngày bắt đầu đã cho một số tháng cụ thể (trước hoặc sau). Ví dụ, nếu bạn muốn tính ngày kết thúc hợp đồng, bạn có thể nhập =EOMONTH(A1, 11) và nó sẽ trả về ngày cuối cùng của tháng, 11 tháng sau ngày bắt đầu trong ô A1.
3. VSTACK và HSTACK: Kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn
Ví dụ về cách kết hợp dữ liệu bằng hàm HSTACK trong Excel
VSTACK và HSTACK kết hợp nhiều mảng hoặc phạm vi theo chiều dọc và chiều ngang thành một mảng duy nhất. Giả sử bạn có dữ liệu bán hàng cho hai khu vực khác nhau trong các bảng riêng biệt. Bạn có thể kết hợp hai bảng này thành một danh sách dọc duy nhất bằng cách sử dụng hàm VSTACK.
Tương tự, bạn có thể kết hợp hai cột thành một bảng bằng cách sử dụng hàm HSTACK. Nếu bạn có tên khách hàng trong một cột và tên công ty của họ trong một cột khác, hãy sử dụng =HSTACK(A1:A4, C1:C4) để kết hợp chúng thành một bảng duy nhất.
4. XLOOKUP: Bước tiến vượt bậc so với VLOOKUP
Cách sử dụng hàm XLOOKUP để tìm kiếm giá sản phẩm theo ID trong Excel
XLOOKUP có thể dễ dàng thay thế VLOOKUP và INDEX/MATCH cho bạn. Không giống như VLOOKUP, XLOOKUP có thể tìm kiếm giá trị trong bất kỳ cột nào, từ trái sang phải hoặc từ phải sang trái, và cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các loại đối sánh. Giả sử bạn có một bảng với ba cột: ID Sản phẩm (A), Tên Sản phẩm (B) và Giá (C).
Giả sử bạn muốn tìm giá của sản phẩm có ID 1003. Bạn có thể thêm =XLOOKUP(E1, A2:A6, C2:C6) để hiển thị giá chính xác. XLOOKUP hữu ích trong quản lý kho, phân tích bán hàng, cơ sở dữ liệu nhân sự hoặc trong bất kỳ tình huống nào bạn cần tìm kiếm dữ liệu dựa trên một giá trị khóa.
5. OFFSET: Tạo vùng dữ liệu động và mạnh mẽ
Hàm OFFSET giúp tính tổng doanh số động trong Excel
Hàm OFFSET cho phép bạn tạo các phạm vi động trong Excel. Nó trả về một phạm vi ô cách một ô hoặc một phạm vi bắt đầu một số hàng và cột được chỉ định. Giả sử bạn có danh sách số liệu bán hàng hàng ngày trong cột A (A1:A30) và bạn muốn tính tổng doanh số của 7 ngày gần nhất.
Thay vì sử dụng SUM, bạn có thể chạy =SUM(OFFSET(A30, -6, 0, 7, 1)) và tính tổng của trang được trả về. Khi bạn thêm dữ liệu bán hàng vào cột A, hàm OFFSET (không giống như SUM) sẽ tự động điều chỉnh phạm vi và tổng trong ô B1 sẽ cập nhật.
6. AGGREGATE: Tăng năng suất cho người dùng chuyên nghiệp
Sử dụng hàm AGGREGATE trong Excel để tính toán bỏ qua lỗi
AGGREGATE là một hàm đa năng mà tôi ước mình đã biết sớm hơn. Nó thực hiện các phép tính như AVERAGE, COUNT, MAX, MIN, SUM và nhiều hơn nữa, đồng thời cung cấp các tùy chọn để bỏ qua các loại giá trị cụ thể.
Giả sử bạn có danh sách số liệu bán hàng trong cột A, nhưng một số ô chứa lỗi như #DIV/0!. Bây giờ, bạn muốn tính doanh số trung bình trong khi bỏ qua các lỗi này. Bạn có thể chạy công thức =AGGREGATE(1, 6, A1:A10) trong đó 1 chỉ định hàm AVERAGE, 6 chỉ định rằng các lỗi nên được bỏ qua, và A1:A10 là phạm vi số liệu bán hàng. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các mã hàm và hành vi tùy chọn từ trang hỗ trợ chính thức của Microsoft.
Vượt xa SUM và AVERAGE
Giờ đây bạn đã tìm hiểu về những hàm Excel nâng cao thiết yếu này, hãy bắt đầu đưa chúng vào thực tế. Hãy áp dụng chúng vào bảng tính của riêng bạn và xem sự khác biệt mà chúng mang lại. Dù bạn đang phân tích dữ liệu, tự động hóa báo cáo hay đơn giản là sắp xếp thông tin, những công cụ này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất công việc đáng kể.
Nếu bạn đang tìm cách để mở khóa các cấp độ hiệu quả mới, hãy sử dụng các thủ thuật tích hợp để tự động hóa sổ làm việc của mình. Đừng bỏ lỡ bài viết hướng dẫn riêng của chúng tôi để tìm hiểu thêm về cách tự động hóa Excel hiệu quả.