Trong bối cảnh Microsoft 365 Copilot ra đời với trọng tâm AI-first, không ít người dùng đã bày tỏ sự hoài nghi. Tuy nhiên, gã khổng lồ công nghệ Redmond vẫn liên tục giới thiệu các tính năng mới không liên quan đến AI, nhằm cải thiện trải nghiệm và năng suất tổng thể của người dùng. Mới đây, Microsoft đã chính thức ra mắt hai “ứng dụng mini” độc đáo là People và File Search, được thiết kế đặc biệt để tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả trên máy tính cá nhân cho những người dùng Microsoft 365. Hai ứng dụng mini Microsoft 365 này hứa hẹn sẽ thay đổi cách chúng ta kết nối với đồng nghiệp và tìm kiếm tệp tin, đưa năng suất lên một tầm cao mới.
Ứng dụng mini People của Microsoft 365: Kết nối đồng nghiệp hiệu quả hơn
Mặc dù được gọi là “mini”, ứng dụng People lại mang đến giá trị to lớn, đặc biệt cho những ai thường xuyên cần tương tác và tìm hiểu về các thành viên trong tổ chức của mình. Ứng dụng này được xây dựng với mục đích chính là cung cấp quyền truy cập nhanh chóng, dễ dàng vào thông tin đồng nghiệp mà không cần phải rời khỏi màn hình làm việc hiện tại.
Với ứng dụng People, bạn có thể:
- Truy cập nhanh chóng các thẻ hồ sơ (profile cards) và biểu đồ tổ chức (organizational charts) của đồng nghiệp.
- Gửi tin nhắn nhanh chóng qua Microsoft Teams trực tiếp từ ứng dụng.
- Tìm kiếm người theo nhiều tiêu chí như tên, chức danh, phòng ban hoặc dự án mà họ đang tham gia.
Microsoft khuyến nghị người dùng nên ghim ứng dụng People vào thanh tác vụ (taskbar) để truy cập thuận tiện nhất. Điều này cho phép bạn nhanh chóng xem thông tin chi tiết về vai trò, thông tin liên hệ và các chi tiết khác của đồng nghiệp chỉ với một cú nhấp chuột, giúp việc kết nối và cộng tác trở nên liền mạch và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Ứng dụng File Search của Microsoft 365: Tìm kiếm và chia sẻ tệp tin nhanh chóng
Ứng dụng File Search là một công cụ thông minh khác được thiết kế để tiết kiệm thời gian quý báu của bạn trong việc quản lý và truy xuất tài liệu. Ứng dụng này cung cấp quyền truy cập vào tất cả các tệp Microsoft 365 của bạn, với các tệp được mở gần đây được hiển thị ngay trên trang chủ để dễ dàng tiếp cận.
Tuy nhiên, sức mạnh thực sự của File Search nằm ở khả năng tìm kiếm nâng cao:
- Bạn có thể sử dụng hộp tìm kiếm để nhập tên tệp mình đang tìm.
- Không chỉ tìm kiếm theo tên, ứng dụng còn cho phép bạn tìm kiếm tệp theo nội dung bên trong chúng.
- Áp dụng các bộ lọc theo loại tệp (ví dụ: tài liệu Word, bảng tính Excel, bản trình bày PowerPoint) để nhanh chóng thu hẹp kết quả, ngay cả khi bạn không nhớ chính xác tên tệp.
Không chỉ giúp tìm tệp nhanh hơn, ứng dụng File Search còn có tính năng xem trước (preview), cho phép bạn xem một phần của tài liệu hoặc bản trình bày mà không cần mở chúng. Điều này cực kỳ hữu ích để đảm bảo bạn đang chọn đúng tệp để gửi hoặc sử dụng, tránh những sai sót không đáng có. Giống như ứng dụng People, Microsoft cũng đề xuất ghim File Search vào thanh tác vụ để tối ưu hóa tốc độ làm việc.
Giao diện ứng dụng mini People và File Search trên máy tính Windows 11, hiển thị tính năng tìm kiếm và kết nối đồng nghiệp.
Giới hạn và điều kiện khả dụng của ứng dụng People và File Search
Mặc dù các ứng dụng mini này mang lại nhiều lợi ích, chúng hiện không khả dụng cho tất cả người dùng Microsoft 365. Để có thể trải nghiệm People và File Search, bạn cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Sử dụng hệ điều hành Windows 11.
- Đã cài đặt các ứng dụng desktop của Microsoft 365.
- Bạn phải là người dùng các phiên bản Microsoft 365 Enterprise hoặc Business.
- Bạn phải là thành viên của chương trình Microsoft 365 Insiders và đang sử dụng Beta Channel.
Kết luận
Hai ứng dụng mini People và File Search là minh chứng rõ ràng cho cam kết của Microsoft trong việc không ngừng cải thiện trải nghiệm làm việc và nâng cao năng suất người dùng Microsoft 365. Với khả năng kết nối đồng nghiệp dễ dàng và tìm kiếm tệp tin nhanh chóng, chính xác, chúng là những công cụ vô giá giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc hàng ngày. Nếu bạn đáp ứng các điều kiện về phiên bản Microsoft 365 và kênh Insider, hãy trải nghiệm ngay để tận hưởng lợi ích mà các tính năng mới Microsoft 365 này mang lại. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những ứng dụng mini này trong phần bình luận bên dưới nhé!