Bạn có thể cố gắng từ bỏ, nhưng Microsoft 365 (trước đây là Microsoft Office) giống như một “người yêu cũ” mà bạn không ngừng quay lại. Dù không thích việc nó “moi tiền” từ ví của bạn, nhưng bộ ứng dụng này lại vô cùng quan trọng cho năng suất làm việc. Mặc dù có vô số giải pháp thay thế Microsoft 365 trên thị trường, phần lớn người dùng dường như vẫn gặp khó khăn khi muốn chuyển đổi. Một số lý do có thể khá rõ ràng, nhưng những lý do khác lại ít được chú ý hơn.
Trước khi đi sâu vào vấn đề, cần lưu ý rằng Google Workspace cũng là một đối thủ lớn trong lĩnh vực năng suất, và dù miễn phí cho mục đích cá nhân, nó lại thiếu ứng dụng desktop hoàn chỉnh. Bài viết này sẽ tập trung vào các lựa chọn thay thế Microsoft 365 cung cấp trải nghiệm ứng dụng desktop đầy đủ, cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu ngoại tuyến.
Giao diện OnlyOffice chạy trên laptop Windows 11, minh họa một trong những phần mềm văn phòng thay thế Microsoft 365.
1. Cảm Giác Quen Thuộc Ăn Sâu Từ Những Ngày Đi Học
Microsoft Office Gắn Liền Với Tuổi Thơ Học Đường
Từ những bài luận văn cho đến các dự án nhóm, Microsoft 365 có lẽ đã đóng một vai trò không thể thiếu trong quá trình học tập của chúng ta. Điều này không phải ngẫu nhiên; Microsoft cung cấp giấy phép giảm giá đáng kể cho các trường học, với hy vọng rằng một khi sinh viên bước vào môi trường làm việc, sự quen thuộc của họ sẽ thúc đẩy các nhà tuyển dụng áp dụng phần mềm này. Điều này tạo ra một vòng lặp phản hồi: Microsoft càng trở nên phổ biến trong công sở, càng nhiều người sử dụng, và nhu cầu về nó càng tăng cao. Một khi bạn đã thành thạo các phím tắt và thói quen sử dụng của nó, việc chuyển sang một phần mềm hoàn toàn xa lạ mà không có động lực lớn là điều vô cùng khó khăn.
Một người đàn ông làm việc trên máy tính với tài liệu Microsoft Word, thể hiện sự quen thuộc và gắn bó với phần mềm văn phòng.
2. Chi Phí Ưu Đãi Hấp Dẫn Qua Tổ Chức
Giấy Phép Microsoft 365 Giá Rẻ Cho Sinh Viên Và Doanh Nghiệp
Mở rộng từ điểm trước, giấy phép Microsoft 365 thường có thể được mua với giá ưu đãi thông qua nhà tuyển dụng hoặc các tổ chức giáo dục. Với mức giá giảm, giá trị mà nó mang lại càng trở nên mạnh mẽ hơn, đặc biệt khi các gói này thường bao gồm một lượng lớn dung lượng lưu trữ đám mây. Trong môi trường làm việc, việc sở hữu một bộ ứng dụng văn phòng tiêu chuẩn công nghiệp luôn là một ý tưởng tốt. Bạn sẽ không bao giờ biết khi nào nó sẽ phát huy tác dụng. Microsoft cũng không ngừng mở rộng các tính năng của Microsoft 365, đảm bảo người dùng luôn có công cụ hiện đại nhất.
3. Yêu Cầu Bắt Buộc Từ Nơi Làm Việc Hoặc Trường Học
Không Thể Bỏ Qua Mệnh Lệnh Của Sếp Hoặc Quy Định Nhà Trường
Nếu nơi làm việc cung cấp cho bạn Microsoft 365, rất có thể việc sử dụng nó là bắt buộc dưới một hình thức nào đó. Ngoài việc sử dụng các ứng dụng cơ bản, nơi làm việc hoặc trường học của bạn có thể có một tiện ích mở rộng hoặc mẫu tài liệu đặc biệt cho các dự án cụ thể, báo cáo chi phí, v.v. Điều tương tự cũng xảy ra với các macro phức tạp trong Excel hoặc lịch Outlook được chia sẻ. Điều này càng đúng hơn nếu bạn cần chỉnh sửa cộng tác thời gian thực với đồng nghiệp; tất cả mọi người đều cần ở trên cùng một nền tảng. Dù lý do là gì, một khi Microsoft 365 đã được tùy chỉnh cho các quy trình làm việc cụ thể – đặc biệt nếu nó liên quan đến một ứng dụng khác – thì rất khó để từ bỏ nó.
Giao diện trang mẫu tài liệu của Microsoft Word, cho thấy sự tùy chỉnh và yêu cầu sử dụng trong môi trường công sở hoặc giáo dục.
4. Nỗi Lo Về Lỗi Định Dạng Khi Chuyển Đổi File
Chuyển Đổi Định Dạng Không Đúng Có Thể Phá Vỡ Cấu Trúc Tài Liệu
Đôi khi, người nhận tài liệu yêu cầu nó phải được gửi ở định dạng tương thích với Microsoft 365. Mặc dù khả năng tương thích chéo giữa Microsoft 365 và các bộ ứng dụng văn phòng khác đã được cải thiện đáng kể, nhưng nó vẫn chưa hoàn hảo. Khi chuyển đổi từ định dạng tệp này sang định dạng khác, bạn luôn có nguy cơ mất đi định dạng tỉ mỉ mà bạn đã dành hàng giờ để hoàn thiện. Và mặc dù mọi thứ đã tốt hơn, việc khiến Microsoft 365 hiển thị tất cả hình ảnh và bảng biểu một cách chính xác đôi khi vẫn giống như cố gắng bắt một con lươn trơn trượt. Nỗi sợ hãi mất hết công sức có thể khiến mọi người mặc định sử dụng Microsoft 365, đặc biệt đối với các tài liệu quan trọng, như một báo cáo gấp rút hoặc đề xuất dự án.
5. Tích Hợp Sâu Rộng Với Đám Mây Và Ứng Dụng Khác
Khả Năng Chỉnh Sửa Cộng Tác Mọi Lúc, Mọi Nơi
Những năm Microsoft đã dành để phát triển hạ tầng đám mây của mình cũng mang lại lợi ích cho Microsoft 365. Bằng cách tích hợp sâu với đám mây, Microsoft 365 cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa cùng một tài liệu từ trình duyệt hoặc thiết bị di động của mình. Điều đó cũng có nghĩa là đồng nghiệp và bạn bè của bạn có thể cùng làm việc trên một tài liệu với bạn theo thời gian thực. Đây là một lợi ích lớn mà nhiều lựa chọn thay thế Office không cung cấp. Microsoft 365 còn có các tiện ích mở rộng tiện lợi cho các ứng dụng giao tiếp, chẳng hạn như Slack, ngoài ứng dụng Teams của Microsoft.
6. Ứng Dụng Di Động Vượt Trội
Trải Nghiệm Di Động Ổn Định Và Hiệu Quả Hơn
Trong bối cảnh năng suất hiện đại, rất nhiều công việc đang diễn ra trên thiết bị di động, và Microsoft 365 (cũng như Google Workspace) đã phát triển ứng dụng di động của họ một cách hoàn thiện. Đây là điều mà các lựa chọn thay thế Office vẫn đang nỗ lực. AndroOpen của OpenOffice vẫn còn non trẻ và có những lỗi cần khắc phục, còn LibreOffice chỉ có ứng dụng xem tài liệu. Từ giao diện sạch sẽ, nhanh chóng cho đến sự ổn định và hiệu suất tổng thể, không còn nghi ngờ gì nữa, Microsoft mang đến trải nghiệm vượt trội so với các đối thủ khác. Các điểm đã nêu về chuyển đổi định dạng và khả năng tương thích cũng áp dụng cho di động. Tốt nhất là mở tài liệu Word bằng ứng dụng gốc của nó – đặc biệt đối với các tài liệu có theo dõi thay đổi, sửa đổi, nhận xét và chú thích.
Máy tính bảng và điện thoại thông minh đang chạy ứng dụng Microsoft 365 Copilot, minh họa trải nghiệm di động vượt trội của hệ sinh thái Microsoft.
Việc Chuyển Đổi Khó Khăn, Nhưng Không Bất Khả Thi
Microsoft 365 không phải là tất cả đối với năng suất văn phòng, nhưng nó là bộ ứng dụng văn phòng desktop hoàn thiện nhất cho đến nay. Chắc chắn, Excel đôi khi vẫn nhầm lẫn số với ngày tháng, và các ứng dụng web của Microsoft còn chậm hơn Google, nhưng nhìn chung, Microsoft 365 rất trau chuốt, đặc biệt với các ứng dụng di động tuyệt vời và tính năng cộng tác. Tuy nhiên, việc chuyển sang một lựa chọn thay thế Microsoft 365 không phải là điều không thể thực hiện. LibreOffice và Apache OpenOffice đều có những thế mạnh độc đáo, trong một số trường hợp, còn vượt trội hơn cả Microsoft 365. Nếu bạn đang băn khoăn liệu mình có thể bỏ gói đăng ký mà vẫn duy trì năng suất, hãy bắt đầu bằng cách sử dụng một bộ ứng dụng văn phòng thay thế cho các công việc không quá quan trọng, tìm cách khắc phục những lỗi vặt của nó, và nếu nó đáp ứng nhu cầu của bạn, hãy quyết định chuyển đổi hoàn toàn. Ngay cả khi đó, hãy giữ lại Microsoft 365 đã cài đặt. Bạn không bao giờ biết khi nào mình sẽ cần đến nó.