Ghi chú là một công việc mà hầu hết chúng ta thực hiện thường xuyên. Dù bạn đang trong cuộc họp, thảo luận công việc với đồng nghiệp, hay giải quyết vấn đề cá nhân, phần lớn chúng ta đều tìm đến các ứng dụng ghi chú để ghi lại mọi thứ. Chính vì thế, việc lựa chọn công cụ ghi chú phù hợp dựa trên nhu cầu cụ thể của từng người trở nên vô cùng quan trọng. Nếu bạn chọn sai nền tảng, bạn có thể sẽ phải gắn bó với nó trong một thời gian dài, hoặc vì đã chi trả cho nó, hoặc vì không muốn di chuyển toàn bộ dữ liệu sang một ứng dụng thay thế. Thực tế có hàng ngàn ứng dụng ghi chú khác nhau càng khiến mọi thứ trở nên khó khăn hơn đối với người dùng thông thường.
Notion đang trở thành một xu hướng, nhưng liệu nó có đủ tốt cho bạn không? OneNote được bao gồm trong gói đăng ký Microsoft 365 của bạn, vậy có nên sử dụng nó mặc định không? Joplin có phải là cách ghi chú an toàn nhất vì bạn có thể tự lưu trữ dữ liệu? Đây là những câu hỏi và băn khoăn mà tôi đã trải qua trong một thời gian dài. Chính lúc đó, tôi quyết định vạch ra một kế hoạch cụ thể để xác định ứng dụng ghi chú nào tốt nhất cho mình. Trong quá trình này, tôi nhận ra rằng yêu cầu của mỗi người đối với một ứng dụng ghi chú lại khác nhau đến vậy, điều này đã thôi thúc tôi viết một hướng dẫn chi tiết về cách bạn có thể tìm thấy ứng dụng ghi chú hoàn hảo, hoạt động hiệu quả nhất cho riêng mình.
Xác định trường hợp sử dụng chính của bạn
Mỗi người sử dụng ứng dụng ghi chú cho các mục đích khác nhau. Một số người dùng có thể sử dụng nó để ghi nhanh các ý chính trong cuộc họp, trong khi những người khác lại dùng để lên ý tưởng cho một dự án. Đây chỉ là vài ví dụ. Các nhà thiết kế có thể muốn phác thảo sơ bộ công việc của mình kèm theo những ghi chú về những gì họ có thể thay đổi hoặc cải thiện. Cá nhân tôi, tôi sử dụng ứng dụng ghi chú của mình để nhanh chóng ghi lại những ý tưởng và đề xuất mà tôi muốn viết bài. Sau đó, tôi ghi chú tất cả các ý nhỏ cần đề cập, cùng với các liên kết đến nguồn tham khảo tiềm năng. Ngoài ra, tôi còn dùng nó cho các mục đích cá nhân, như tạo danh sách mua sắm, lên danh sách các công việc muốn hoàn thành trong ngày, v.v.
Một số người dùng cũng có thể muốn sử dụng một ứng dụng chung để ghi chú và quản lý dự án. Duy trì cơ sở kiến thức cũng đã trở thành một trường hợp sử dụng phổ biến cho các ứng dụng như Notion và Obsidian. Đây là những ứng dụng cho phép bạn có các trang chuyên biệt để đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ và tạo bảng điều khiển. Notion còn giúp bạn dễ dàng tạo các trang đích (landing page) và trang web mà bạn có thể chia sẻ với đồng nghiệp hoặc trên mạng xã hội của mình.
Điều này đưa tôi đến tầm quan trọng của sự hợp tác. Nếu bạn là một cá nhân làm việc độc lập như tôi, bạn hiếm khi cần hợp tác với ai đó. Tuy nhiên, nếu bạn làm việc trong một tổ chức, bạn có thể muốn một nền tảng cho phép nhiều người cùng làm việc trên một ghi chú hoặc tài liệu trong thời gian thực. Nếu đây là yếu tố tối quan trọng, các nền tảng như OneDrive và Google Keep là những lựa chọn tốt.
Điều cần thiết là phải làm rõ các trường hợp sử dụng của bạn trước khi quyết định chọn ứng dụng nào. Dựa trên yêu cầu của tôi, rõ ràng tôi muốn một dịch vụ có thể thực hiện các tác vụ cơ bản một cách dễ dàng. Tôi không muốn phải điều hướng qua nhiều menu hoặc nhấp quá nhiều. Ngoài ra, khả năng tạo danh sách việc cần làm (to-do list) với các ô kiểm (checkbox) là điều bắt buộc. Tôi không phác thảo, tôi sử dụng một ứng dụng riêng để quản lý dự án và tôi theo dõi công việc của mình bằng Excel.
Máy tính xách tay chạy OneNote trên Windows 11 cho công việc ghi chú hiệu quả.
Phong cách tổ chức và quy trình làm việc
Tôi thích tất cả các ghi chú của mình độc lập, vì việc tổ chức không quá quan trọng đối với tôi. Tôi không tạo thư mục cho ghi chú của mình. Chúng nằm rải rác khắp nơi và tôi sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm những gì tôi cần. Chính vì thế, các ứng dụng như Notion và Evernote không thực sự hữu ích cho tôi, vì điểm nổi bật của chúng là khả năng nhóm các ghi chú vào các thư mục và thư mục con.
Hình ảnh giao diện Notion với các mẹo sắp xếp cuộc sống cá nhân hiệu quả.
Mặt khác, bạn có thể là người cực kỳ ngăn nắp và quan tâm đến các thư mục lồng nhau để phân loại các ghi chú cùng loại. Obsidian thậm chí còn cho phép liên kết hai chiều và kết nối nhiều ghi chú với nhau. Điều này cho phép bạn chuyển từ ghi chú này sang ghi chú khác chỉ bằng một cú nhấp chuột. Nếu bạn sử dụng các mẫu (templates), Notion và ClickUp có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Đây đều là những lợi ích bổ sung mà nhiều người dùng có thể thấy tiện lợi cho việc tổ chức hoặc để làm cho ghi chú của họ trở nên nổi bật hơn.
Mẫu du lịch trên Notion giúp tổ chức kế hoạch di chuyển và ghi chú chi tiết.
Khả năng tương thích thiết bị và tùy chỉnh
Giao diện người dùng đơn giản hay phức tạp?
Các nền tảng như Evernote và OneNote cung cấp giao diện người dùng đơn giản, nơi bạn nhìn thấy một bảng với tất cả các ghi chú của mình. Sau đó, bạn có thể quyết định sắp xếp chúng theo yêu cầu. Mặt khác, Obsidian và Joplin có chế độ xem dựa trên danh sách, trong đó bạn có một bảng điều khiển hiển thị tất cả các ghi chú của mình theo thứ tự. Điều này giúp dễ dàng điều hướng giữa tất cả các ghi chú của bạn hơn. Không có người chiến thắng rõ ràng ở đây; tất cả phụ thuộc vào sở thích cá nhân của bạn.
Về khả năng tương thích, hầu hết các ứng dụng ghi chú ngày nay đều có sẵn trên tất cả các nền tảng. Tuy nhiên, không phải tất cả các ứng dụng đều có thể sử dụng ngoại tuyến. Ví dụ, Google Keep trên web yêu cầu kết nối internet hoạt động để truy cập. Nhưng ứng dụng điện thoại thông minh lại hoạt động mà không cần trực tuyến. Vì vậy, bạn cũng sẽ phải xem xét tần suất bạn ghi chú mà không có kết nối internet. Hầu hết các ứng dụng ghi chú cũng tải lên đám mây, vì vậy bạn có thể lo lắng về quyền riêng tư của mình. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể sử dụng Joplin vì nó cho phép bạn tự lưu trữ trên máy chủ riêng của mình.
Loại ghi chú bạn thực hiện cũng quan trọng, vì mỗi nền tảng có các tùy chọn định dạng khác nhau. Obsidian, chẳng hạn, có trình soạn thảo Markdown rất phù hợp để dán nội dung lên các dịch vụ dựa trên web như WordPress. Hãy xem xét tất cả các thông số này và chọn mức độ tổ chức mà bạn muốn cho các ghi chú của mình.
So sánh trực quan giữa Obsidian và Joplin, hai ứng dụng ghi chú tối ưu năng suất.
Bạn sẽ chọn ứng dụng nào?
Cách tôi thực hiện bài tập này là tôi đã chỉ định điểm cho mỗi thông số và sau đó quyết định trọng số cho từng thông số đó. Sử dụng phương pháp này, tôi đã xác định rằng tất cả những gì tôi cần là một ứng dụng ghi chú đơn giản có thể được sử dụng làm danh sách việc cần làm, có giao diện người dùng dễ điều hướng, cho phép cộng tác và miễn phí. Tôi không cần khả năng tổ chức siêu việt hoặc liên kết giữa nhiều ghi chú. Tôi cũng không muốn hợp nhất ứng dụng ghi chú của mình với dịch vụ quản lý dự án. Với tất cả những điều này trong đầu, tôi quyết định rằng Google Keep là lựa chọn tốt nhất cho nhu cầu sử dụng của mình. Còn bạn thì sao?