Việc quản lý các dự án cá nhân có thể trở nên quá tải khi phải kết hợp sử dụng nhiều công cụ như Trello và Notion. Mặc dù cả hai đều là những công cụ mạnh mẽ và hiệu quả, nhưng cảm giác liên tục phải chuyển đổi giữa các ứng dụng đã khiến tôi cảm thấy mệt mỏi. Sau khi thử nghiệm một số lựa chọn thay thế, tôi đã quyết định lắng nghe lời khuyên từ đồng nghiệp và trải nghiệm Focalboard – một ứng dụng mã nguồn mở – như một công cụ quản lý dự án cá nhân. Tôi đã tự host máy chủ Focalboard cho mục đích sử dụng cá nhân, bởi vì nó tích hợp lịch, danh sách công việc (to-do list) và các thẻ kiểu Kanban trong một giao diện duy nhất. Dưới đây là những chia sẻ của tôi về cách Focalboard đã giúp tôi thay thế Trello và Notion, đồng thời nâng cao đáng kể năng suất làm việc.
Ảnh chụp màn hình các lựa chọn thay thế Notion có chế độ ngoại tuyến, minh họa các công cụ quản lý dự án cá nhân
Thiết lập Focalboard Personal Server: Tưởng không dễ mà dễ không tưởng
Ưu điểm mã nguồn mở và lựa chọn tự host
Focalboard hoàn toàn là mã nguồn mở, và đó chính là một trong những lý do chính khiến tôi triển khai nó trên máy chủ gia đình của mình. Mặc dù có sẵn dưới dạng ứng dụng độc lập cho macOS, Windows và Linux, nhưng việc này đồng nghĩa với dữ liệu chỉ nằm trên một máy và không thể truy cập từ nơi khác. Vì vậy, tôi đã chọn tự host Focalboard Personal Server. Tôi cài đặt nó bằng Docker trên Raspberry Pi, nơi đang chạy Pi OS Lite (64-bit).
Trải nghiệm cài đặt qua Docker trên Raspberry Pi
Quá trình cài đặt diễn ra khá suôn sẻ nhờ vào ảnh Docker của Focalboard do Jimmymasaru cung cấp dành cho các máy kiến trúc ARM. Đó là cách tôi chạy Focalboard trong một container Docker trên máy chủ home lab của mình.
Thách thức khi nhập dữ liệu từ Trello và Notion
Phần duy nhất gây ra chút rắc rối chính là quá trình nhập dữ liệu từ các tài khoản Trello và Notion. Để nhập dữ liệu từ Trello và Notion, tôi phải tạo các kho lưu trữ bằng cách xuất chúng dưới dạng tệp JSON. Đây là phần tốn thời gian nhất khi làm quen với Focalboard, nhưng sau đó các kho lưu trữ này có thể được nhập vào và xuất hiện với rất ít tinh chỉnh.
Khả năng Truy Cập Mọi Nền Tảng Chỉ Với Trình Duyệt Web
Lý do chính tôi chọn máy chủ Focalboard cá nhân là để có thể sử dụng nó từ một trình duyệt web, thay vì phụ thuộc vào ứng dụng. Dù là máy tính hay máy tính bảng, Focalboard đều dễ dàng truy cập và hoạt động trơn tru. Mặc dù giao diện di động vẫn còn nhiều điều cần cải thiện, nhưng nhìn chung vẫn khá dễ quản lý.
Giao diện Focalboard trên trình duyệt web của máy tính bảng, hiển thị khả năng truy cập đa nền tảng cho quản lý dự án
Việc có thể truy cập Focalboard từ máy tính hoặc máy tính bảng đã giúp mọi thành viên trong gia đình tôi dễ dàng sử dụng. Quan trọng hơn, mọi thay đổi mà bất kỳ ai thực hiện đều được phản ánh gần như ngay lập tức, mang lại trải nghiệm nhất quán, đặc biệt khi cùng cộng tác trong các công việc hàng ngày.
Tùy Biến Bảng Kanban Để Quản Lý Dự Án Cá Nhân Hiệu Quả
Bắt đầu nhanh chóng với các mẫu bảng có sẵn
Theo mặc định, Focalboard đi kèm với một bộ sưu tập các bảng mẫu mà tôi có thể dễ dàng sao chép để tạo danh sách việc cần làm hàng tuần và lập kế hoạch cho các dự án của mình. Điều này đã giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, thay vì phải xây dựng một bảng từ đầu. Bộ sưu tập mẫu mặc định bao gồm các bảng thường được đội nhóm sử dụng, như quy trình bán hàng (sales pipeline), lập kế hoạch chạy nước rút (sprint planner) hay quan điểm của đội nhóm (team perspective).
Tuy nhiên, tôi đã quyết định nhân bản các mẫu mục tiêu cá nhân (personal goals), dự án (projects) và lịch nội dung (content calendar) để tạo các bảng riêng biệt từ đầu. Tôi thấy rất thú vị khi có thể thêm nhiều thuộc tính khác nhau vào một thẻ tác vụ, chẳng hạn như tên, ngày, email, URL, hộp kiểm (checkbox) và nhiều thuộc tính khác. Để thuận tiện, tôi có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau của một bảng tùy thuộc vào các tác vụ và cách tôi muốn xem dữ liệu.
Tổ Chức Công Việc Khoa Học Với Tính Năng Nhóm, Lọc Và Sắp Xếp
Sắp xếp lại sự hỗn loạn
Việc chạy hai phiên bản Focalboard riêng biệt cũng không giúp tôi thoát khỏi sự hỗn loạn do tự gây ra. May mắn thay, Focalboard cung cấp rất nhiều tùy chọn để tôi tổ chức và lọc các thẻ tác vụ theo ý muốn. Tôi sử dụng tùy chọn “Thuộc tính” (Properties) để thêm nhiều chi tiết hơn vào các thẻ, chẳng hạn như ngày tạo, người tạo và bình luận, để đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào. Ngoài ra, Focalboard còn cung cấp các tùy chọn nhóm (grouping), lọc (filtering) và sắp xếp (sorting) để xem các tác vụ theo các thuộc tính hoặc giá trị cụ thể.
Việc nhóm các tác vụ giúp tôi dễ dàng xem trạng thái hoặc mức độ ưu tiên của chúng, cho phép tôi tập trung vào những việc cần được xử lý ngay lập tức. Thông thường, tôi nhận thấy gia đình mình sử dụng bộ lọc để tập trung vào các tác vụ cụ thể chỉ liên quan đến họ. Hàng tuần, việc sắp xếp tác vụ theo trạng thái mang lại cho tôi cái nhìn rõ ràng về tiến độ công việc.
Ưu Thế Vượt Trội Của Việc Sử Dụng Cục Bộ (Offline)
Vì tôi tự host Focalboard, tôi có thể sử dụng nó cục bộ, ngay cả khi không có kết nối internet hoạt động. Tất nhiên, tôi biết rằng Notion cũng hoạt động ngoại tuyến, nhưng việc truy cập dữ liệu từ các thiết bị khác thường liên quan đến quá trình đồng bộ hóa, điều này đôi khi có thể làm chậm mọi thứ. Tuy nhiên, tôi không thể nói điều tương tự về Trello, và do đó, tôi mong muốn khả năng truy cập cục bộ không phụ thuộc vào kết nối internet và cho phép tôi toàn quyền sở hữu dữ liệu của mình.
Giao diện Dark Theme của Focalboard trên màn hình máy tính, thể hiện chế độ nền tối thân thiện với mắt khi sử dụng cục bộ
Tôi đã neo phiên bản Focalboard vào bảng điều khiển trên iPad mà tôi chia sẻ với gia đình, cho phép họ xem và sử dụng nó. Vì Focalboard lưu trữ tất cả dữ liệu trong bộ nhớ của home lab, tôi chưa từng gặp bất kỳ lỗi bất thường hoặc tình trạng chậm trễ nào khi truy cập.
Không Giới Hạn Người Dùng: Cộng Tác Thoải Mái, Vượt Qua Giới Hạn
Giới hạn người dùng trong Trello và giới hạn “block” trong Notion đã khiến tôi cảm thấy bức bối. Với Focalboard, tôi nhanh chóng tận dụng sự tự do “không giới hạn” đó, khi tôi gửi lời mời dễ dàng như cho kẹo. Vì không có giới hạn thông thường về số lượng người dùng hoặc khách mời, nó đã giúp tôi thoát khỏi những hạn chế của Notion và Trello về số lượng người dùng và “block” trên mỗi dự án. Việc tự host cục bộ có nghĩa là chỉ những người trong mạng gia đình tôi mới có thể truy cập, và tôi hoàn toàn hài lòng với điều đó.
Tuy nhiên, tôi đang cân nhắc cài đặt một phiên bản Focalboard trên VPS Ubuntu dự phòng của mình để sử dụng cùng bạn bè và anh chị em họ sống ở các quốc gia khác nhau. Phần duy nhất khiến tôi băn khoăn là tôi không thể xóa hoàn toàn người dùng khỏi cơ sở dữ liệu.
Đơn Giản, Tập Trung: Nâng Cao Năng Suất Với Focalboard
Giao diện của Focalboard giữ mọi thứ đơn giản nhưng vẫn cho phép bạn tận hưởng không gian làm việc kiểu Kanban. Sau một thời gian sử dụng, tôi tin chắc rằng mình không cần một công cụ quản lý dự án phức tạp cho mục đích cá nhân. Mặc dù Focalboard có thể trông hơi “lỗi thời” về mặt thẩm mỹ, nhưng nó vẫn bao gồm tất cả các tùy chọn để thêm biểu tượng, thuộc tính người tạo và các tính năng tổ chức khác. Gia đình tôi không bỏ lỡ cơ hội nào để kiểm tra các tác vụ của chúng tôi và rất thích để lại bình luận. Cá nhân tôi đã trở nên có trách nhiệm hơn với các mục tiêu công việc của mình, bên cạnh việc theo dõi các tác vụ giúp cải thiện sức khỏe thể chất và tinh thần.
Tuy nhiên, tôi nhận ra rằng Focalboard không phải là sự thay thế phù hợp cho Notion trong việc thêm nội dung ngoài các tác vụ và dự án của tôi. Đối với việc đó, tôi đã đưa Docmost vào danh sách rút gọn để thay thế Notion trong quản lý kiến thức, vì tôi có thể nhanh chóng triển khai và chạy nó trong một container Docker.
Ứng dụng Notion đang mở trên màn hình máy tính xách tay, minh họa giao diện quản lý kiến thức và ghi chú
Logo chính thức của Focalboard, biểu tượng cho công cụ quản lý dự án mã nguồn mở
Kết Luận
Focalboard đã chứng minh là một giải pháp quản lý dự án cá nhân vượt trội, mang lại sự linh hoạt, kiểm soát dữ liệu hoàn toàn và khả năng cộng tác không giới hạn mà Trello và Notion chưa làm được. Khả năng tự host, truy cập đa nền tảng qua trình duyệt, cùng với các tính năng tổ chức mạnh mẽ như nhóm, lọc và sắp xếp, đã giúp tôi tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất một cách đáng kể. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ mã nguồn mở, có khả năng tự host để quản lý dự án cá nhân hiệu quả, hoặc muốn giải thoát khỏi những ràng buộc của các nền tảng thương mại, Focalboard chắc chắn là một lựa chọn đáng để trải nghiệm. Hãy thử Focalboard ngay hôm nay và chia sẻ cảm nhận của bạn với 360congnghe.com nhé!