Với tư cách là người đã trải nghiệm gần như mọi công cụ quản lý dự án hiện có, từ Trello, Asana, ClickUp, cho đến Notion, tôi nhận thấy rằng hầu hết chúng đều mạnh mẽ nhưng luôn đi kèm với một nhược điểm nào đó. Hoặc là chúng quá cồng kềnh với quá nhiều tính năng, hoặc lại thiếu hụt những chi tiết cần thiết khiến bạn cảm thấy chưa đủ. Và sau đó, vấn đề về quyền riêng tư dữ liệu luôn là một mối bận tâm lớn – việc giao phó tất cả thông tin dự án nhạy cảm của bạn cho một dịch vụ đám mây của bên thứ ba không phải là điều lý tưởng. Điều này đặc biệt đúng với những người dùng như tôi, vốn đã quen thuộc và gắn bó sâu sắc với hệ sinh thái tự host (self-hosting).
Đó là lý do vì sao tôi luôn tìm kiếm một giải pháp tự host tập trung, nhanh chóng và hoàn toàn nằm dưới sự kiểm soát của mình. Gần đây, tôi đã khám phá ra Eigenfocus và nó nhanh chóng trở thành lựa chọn hàng đầu của tôi để quản lý các dự án cá nhân và theo nhóm. Công cụ này đạt được sự cân bằng hiếm có: tinh tế nhưng không quá đơn giản, mạnh mẽ nhưng không gây choáng ngợp. Hiện tại, Eigenfocus đã trở thành một phần cốt lõi trong quy trình làm việc của tôi và rất có thể nó cũng là mảnh ghép còn thiếu trong hệ thống năng suất của bạn.
Eigenfocus tinh gọn những tính năng cốt lõi, không rườm rà
Mọi thứ bạn cần, không thừa thãi
Một trong những điều đầu tiên khiến tôi ấn tượng về Eigenfocus là cách nó bám sát những nguyên tắc cơ bản. Nó không cố gắng tạo ra một cuộc cách mạng hay thêm vào những tính năng không cần thiết. Thay vào đó, Eigenfocus tập trung vào việc cung cấp một môi trường làm việc sạch sẽ, có cấu trúc, nơi bạn có thể quản lý dự án, theo dõi nhiệm vụ và cộng tác một cách trực quan.
Bạn có thể tạo không giới hạn số lượng dự án, vấn đề, danh sách và bảng. Các nhãn giúp phân loại và lọc nhiệm vụ, trong khi các chế độ xem tùy chỉnh cho phép bạn tập trung vào những chi tiết quan trọng. Đó là tất cả những gì bạn mong đợi từ một nền tảng quản lý dự án hiện đại. Thay vì hàng chục bảng điều khiển khác nhau mà bạn sẽ không bao giờ sử dụng, bạn có một giao diện đơn giản, dễ hiểu ngay từ lần đầu tiên. Việc di chuyển các nhiệm vụ cũng đơn giản như kéo và thả giữa các cột.
Trải nghiệm người dùng (UX) rất nhanh và phản hồi tốt, ngay cả khi bạn xử lý một số lượng lớn nhiệm vụ. Nó mang lại cảm giác như được tạo ra bởi những người thực sự sử dụng các công cụ quản lý dự án, chứ không chỉ thiết kế chúng.
Tính năng theo dõi thời gian được tích hợp sẵn
Không cần tiện ích bổ sung
Tôi đã sử dụng nhiều công cụ theo dõi thời gian riêng biệt như Toggl, Harvest và Clockify, nhưng rất ít trong số chúng hoạt động trơn tru với các nền tảng quản lý dự án trừ khi bạn phải thêm các tích hợp hoặc trả phí cho các tiện ích bổ sung cao cấp. Eigenfocus tích hợp tính năng theo dõi thời gian trực tiếp vào cốt lõi của mình và hoạt động đúng như cách bạn mong muốn.
Bạn có thể theo dõi thời gian ở cả cấp độ nhiệm vụ và dự án, với tất cả dữ liệu được ghi lại và có sẵn trong các báo cáo chi tiết, có thể xuất ra. Nếu bạn lập hóa đơn cho khách hàng hoặc chỉ đơn giản là muốn hiểu rõ hơn về việc thời gian của mình đang được sử dụng vào đâu, tính năng này thực sự hữu ích. Nó cũng hỗ trợ các sự kiện theo dõi thời gian định kỳ và thậm chí cả các hình ảnh trực quan giúp bạn hiểu các mẫu thời gian theo thời gian.
Theo dõi thời gian dự án với Eigenfocus
Điều này giúp tôi dễ dàng hơn rất nhiều trong việc đánh giá lại các dự án. Tôi có thể nhanh chóng xem điều gì đã tốn nhiều thời gian nhất, nơi nào xảy ra tắc nghẽn và thời gian thực tế so với ước tính như thế nào. Tôi đã không nhận ra mình thiếu loại khả năng hiển thị đó cho đến khi có nó.
Tôi cũng yêu thích tính năng hẹn giờ Pomodoro tích hợp, kết hợp với tính năng âm thanh môi trường, khiến tôi muốn quay lại ứng dụng mỗi khi bắt đầu làm việc.
Khả năng tùy biến linh hoạt, tôn trọng quy trình làm việc của bạn
Tùy chỉnh quy trình của bạn, theo cách của riêng bạn
Quản lý dự án không bao giờ là một giải pháp phù hợp với tất cả, và Eigenfocus hiểu rõ điều đó. Một trong những tính năng nổi bật của nó là cách nó cho phép bạn định hình nền tảng theo quy trình làm việc cụ thể của mình, thay vì ép buộc bạn vào một cấu trúc cứng nhắc.
Bạn có thể tự định nghĩa các loại vấn đề, trạng thái và nhãn tùy chỉnh, giúp dễ dàng phản ánh bất kỳ phương pháp luận nào bạn đang sử dụng—dù đó là Kanban, Scrum, hay một quy trình bạn tự phát triển. Các chế độ xem lập kế hoạch, biểu đồ khối lượng công việc và công cụ ưu tiên cung cấp nhiều góc độ để bạn hình dung công việc của mình. Và vì những tính năng này có thể cấu hình cho từng người dùng hoặc dự án, nên không quan trọng nếu nhóm của bạn có những sở thích khác nhau. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một số tính năng nâng cao này chỉ giới hạn ở phiên bản Pro của ứng dụng, phiên bản này không miễn phí.
Tùy chỉnh nhãn và trạng thái công việc trong Eigenfocus
Tuy nhiên, nó có thể đáng để đầu tư đối với một số người dùng, vì phiên bản Pro còn tiến xa hơn, mở khóa các chế độ xem nâng cao và tùy chọn tự động hóa cho những người dùng muốn kiểm soát nhiều hơn. Ngay cả phiên bản miễn phí, mã nguồn mở cũng cung cấp cho bạn một nền tảng vững chắc với mức độ tùy chỉnh vừa phải.
Toàn quyền kiểm soát dữ liệu của bạn
Không phí đăng ký, không bị khóa nhà cung cấp
Có lẽ điểm hấp dẫn lớn nhất đối với tôi — và có lẽ đối với bất kỳ ai quan tâm đến quyền riêng tư và đang tìm kiếm giải pháp tự host — là Eigenfocus có thể tự host. Bạn có thể chạy nó trên cơ sở hạ tầng của riêng mình, dù đó là máy chủ cá nhân, một máy chủ riêng ảo (VPS), hay một môi trường chuyên dụng tại nơi làm việc. Dữ liệu của bạn không bao giờ rời khỏi tay bạn, và không có phí hàng tháng hay sự phụ thuộc vào nhà cung cấp.
Trong một thế giới mà phần mềm ngày càng có nghĩa là “đăng ký” và dữ liệu của bạn trở thành sản phẩm của người khác, đây là một sự thay đổi đáng hoan nghênh. Bạn biết chính xác dữ liệu dự án của mình nằm ở đâu, được lưu trữ như thế nào và ai có quyền truy cập vào nó. Nếu bạn đang điều hành một công ty với các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt hoặc bạn chỉ là người coi trọng quyền tự chủ kỹ thuật số, thì loại kiểm soát này là vô giá.
Giao diện quản lý Eigenfocus trên máy chủ tự host
Và nếu tự host không phải là sở thích của bạn, Eigenfocus cũng cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây được quản lý (managed cloud hosting) với phiên bản Pro. Bạn vẫn nhận được giao diện tinh gọn và bộ tính năng mạnh mẽ mà không cần phải lo lắng về việc cài đặt. Tuy nhiên, nếu bạn đã đọc đến đây, thì một tùy chọn đám mây có lẽ không phải là điều bạn đang tìm kiếm.
Con đường rõ ràng đến năng suất tốt hơn
Không thiếu các công cụ quản lý dự án, nhưng Eigenfocus đang làm một điều hiếm thấy: nó mang lại sự rõ ràng và bình tĩnh cho quy trình làm việc của bạn mà không ảnh hưởng đến khả năng. Nó không cố gắng trở thành công cụ hào nhoáng nhất hay có nhiều tính năng nhất. Thay vào đó, nó tập trung vào việc giúp bạn và nhóm của bạn duy trì công việc, đúng thời hạn và trong tầm kiểm soát.
Tôi đã và đang sử dụng Eigenfocus để quản lý các dự án cá nhân và công việc, và nó nhanh chóng trở thành xương sống thầm lặng trong hệ thống năng suất của tôi. Không có sự xao nhãng, không có những điều vô nghĩa — chỉ là một không gian làm việc sạch sẽ, đáng tin cậy để hoàn thành công việc.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án tôn trọng thời gian và dữ liệu của mình, Eigenfocus có thể chính là công cụ mà bạn chưa từng biết mình đang thiếu.
