Việc quản lý email dường như là một công việc khó khăn và ngày càng trở nên tồi tệ hơn. Thật khó hiểu tại sao bất kỳ ai lại muốn tự host máy chủ email riêng của mình, hay chịu đựng sự phiền toái của việc quản lý các quy tắc hộp thư đến và ngăn chặn thư rác. Cá nhân tôi thà thuê ngoài công việc khó nhọc này cho các công ty sẵn sàng điều chỉnh hộp thư đến để tôi có thể đọc những email liên quan và nhớ hủy đăng ký những thư không bao giờ đọc. Cùng với việc thử các ứng dụng email khác nhau, có vô số tiện ích mở rộng email tuyệt vời mà bạn có thể thêm vào tài khoản Gmail để có được các tính năng mới trong giao diện quen thuộc. Bài viết này sẽ giới thiệu các công cụ quản lý email hiệu quả giúp bạn tối ưu hóa hòm thư điện tử của mình.
Thunderbird: Ứng Dụng Email Mã Nguồn Mở Mạnh Mẽ
Ứng dụng Thunderbird của Mozilla vẫn là một trong những giải pháp thay thế tốt nhất cho Outlook hoặc bất kỳ ứng dụng email máy tính để bàn nào khác. Nó có các ứng dụng gốc cho Windows, Mac, Linux và Android, với phiên bản iOS đang được phát triển, và tuyệt vời hơn nữa là không yêu cầu phí đăng ký để truy cập các tính năng của nó. Bạn có thể sử dụng nhiều tài khoản email, liên kết nó với lịch cá nhân và có một bộ điều khiển quyền riêng tư mạnh mẽ.
Giao diện người dùng từng không phải là điểm mạnh của Thunderbird, nhưng điều đó đã thay đổi với bản cập nhật v128 Nebula. Phiên bản này giới thiệu một thiết kế phẳng, chế độ xem dựa trên thẻ để hiển thị nhiều thông tin cùng lúc, các menu và biểu tượng được cải thiện, cùng với trải nghiệm người dùng tổng thể tốt hơn rất nhiều. Giờ đây, Thunderbird hoạt động tốt hơn trên màn hình cảm ứng, cho phép bạn thay đổi mật độ hiển thị email sang chế độ “Relaxed” để có đủ không gian cho ngón tay trên các laptop cảm ứng. Hệ thống gắn thẻ cho phép bạn sắp xếp các email đến thành các danh mục để dễ dàng tổ chức hơn. Có vô số tiện ích mở rộng để thêm nhiều tính năng nếu bạn cần thứ gì đó mà ứng dụng cơ bản không hỗ trợ, và Thunderbird được thiết kế để giữ quyền riêng tư, giữ dữ liệu của bạn trong tay bạn chứ không phải trong tay các nhà quảng cáo.
Biểu tượng Thunderbird 2023 với thiết kế phẳng và hiện đại
Boomerang: Tăng Cường Sức Mạnh Cho Gmail Của Bạn
Nếu bạn là một trong số rất nhiều người không thể rời xa hộp thư Gmail của mình, bạn vẫn có thể bổ sung vô số chức năng mới bằng cách tích hợp các công cụ khác. Boomerang thêm một loạt các tính năng tiện lợi, ngay cả ở gói miễn phí, như theo dõi phản hồi, nhắc nhở theo dõi, theo dõi nhấp chuột, nút tạm dừng hộp thư đến và khả năng lên lịch cuộc họp mà không cần rời khỏi hộp thư. Hơn nữa, bạn còn có tính năng Respondable, phân tích email của bạn khi bạn viết chúng, đưa ra các mẹo về phong cách giao tiếp và quy tắc email nâng cao để bạn có cơ hội nhận được phản hồi tốt hơn.
Tất cả những điều đó đều khá tuyệt vời và có thể hữu ích ngay cả cho các tài khoản cá nhân. Nhưng những người dùng chuyên sâu sẽ muốn xem xét các gói đăng ký bổ sung các tùy chọn nâng cao hơn cho các tính năng cơ bản, và một loạt các tính năng mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực bán hàng cũng muốn có được.
Logo của Boomerang, tiện ích Gmail giúp quản lý email
Todoist: Biến Email Thành Nhiệm Vụ, Nâng Cao Năng Suất
Todoist là một công cụ tuyệt vời cho nhiều tác vụ cá nhân và công việc, và xử lý email chỉ là một trong số những điều nó có thể làm. Chúng tôi yêu thích nó cho việc quản lý tác vụ, nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó để quản lý thời gian và vô số kết nối xử lý hộp thư đến mạnh mẽ. Chúng bao gồm việc biến email thành tác vụ Todoist để bạn có thể xem chúng ở mọi nơi, bằng cách thêm tiện ích mở rộng vào ứng dụng email của bạn hoặc bằng cách chuyển tiếp email đến tài khoản Todoist của bạn. Và tùy thuộc vào ứng dụng email bạn đang chuyển tiếp từ đó, bạn có thể thiết lập để tự động lưu trữ hoặc đánh dấu đã đọc, giúp bạn đạt được “Inbox Zero” nhanh hơn.
Spark: Giải Pháp Email Hiện Đại Với Công Cụ Tổ Chức Chuyên Sâu
Spark là một trong những ứng dụng email được yêu thích tại XDA, mặc dù các tính năng thực sự hữu ích của nó yêu cầu đăng ký. Với các công cụ tổ chức chuyên sâu, nó biến hộp thư đến của bạn thành một danh sách việc cần làm được sắp xếp, làm nổi bật những email cần sự chú ý của bạn trong khi lọc bỏ những phiền nhiễu. Nó có một giao diện hiện đại, đẹp mắt được thiết kế để làm được điều đó, giúp bạn dễ dàng tập trung vào những điều quan trọng, như cách đặt câu từ trong phản hồi của mình. Hộp thư đến hợp nhất nhiều tài khoản email của bạn, nó có tất cả các tính năng hiện đại bạn mong đợi cho việc lên lịch và báo lại email, và đó mới chỉ là trong gói miễn phí.
Gói miễn phí cũng cấp cho bạn quyền truy cập vào Action Center, giống như một chatbot cá nhân giúp bạn thực hiện các tác vụ email nếu bạn nhập chúng. Bạn có thể sử dụng nó để lưu trữ email, lên lịch chúng hoặc thực hiện bất kỳ tác vụ nào bạn có thể làm bằng chuột. Gói đăng ký bổ sung vô số công cụ AI để tóm tắt, sắp xếp hoặc viết email, cùng với công cụ ghi chú và dịch thuật AI, điều này có thể rất hữu ích. Và bạn có các cách để tắt thông báo các luồng email, nhóm email theo người gửi và một số tính năng chặn mạnh mẽ mà bản thân chúng có thể đáng giá tiền.
Giao diện ứng dụng email Spark với công cụ sắp xếp thông minh
Canary Mail: Mã Hóa Email Mặc Định Với Giao Diện Tinh Tế
Ứng dụng email đa nền tảng này cho phép mã hóa email dễ dàng thông qua SecureSend để bạn có thể chắc chắn rằng email của mình không bị đọc trên đường đến đích. Hơn nữa, bạn có thể đặt ngày hết hạn cho việc tự động hết hạn, hoặc thu hồi khả năng đọc chúng bất cứ lúc nào. Hoàn hảo nếu bạn muốn thể hiện một chút điệp viên James Bond trong mình. Tuy nhiên, bạn sẽ cần gói thuê bao cao cấp nhất để sử dụng tính năng này, nhưng bạn có thể sẽ yêu thích giao diện người dùng tối giản và sử dụng nó cho cả những email thông thường.
Bạn cũng có một giao diện sạch sẽ, hiện đại, khả năng hợp nhất nhiều tài khoản email, biên nhận đã đọc và các yếu tố thiết yếu hiện đại khác như báo lại email để sử dụng sau. Bạn cũng nhận được một loạt các mẫu email, điều này khá tốt, và một số tùy chỉnh để làm cho hộp thư đến của bạn cảm thấy cá nhân hơn một chút. Ngoài ra còn có hai gói trả phí, bổ sung những thứ như AI Copilot để viết tin nhắn, lên lịch và sự kiện lịch, và công cụ dọn dẹp hộp thư đến. Gói cao cấp nhất cũng bổ sung mã hóa PGP và một số tính năng bảo mật nâng cao.
Giao diện người dùng tối giản và tinh tế của Canary Mail
Chúng Ta Đều Đang Chìm Đắm Trong Email, Nhưng Vài Công Cụ Hữu Ích Có Thể Giúp Ích
Email từng rất thú vị và hữu ích trong thời đại mà mọi thứ chưa yêu cầu bạn đăng ký danh sách email của họ, và trước khi các công ty bán danh sách email cho các nhà tiếp thị để kiếm thêm doanh thu. Nhưng ngày nay, hộp thư đến của chúng ta là một mớ hỗn độn, và những email quan trọng bị chôn vùi trong hàng tấn quảng cáo, thông báo blogpost và những thứ khác mà chúng ta không thực sự cần đọc. Việc giành lại quyền kiểm soát có thể đòi hỏi một khoản đầu tư nhỏ, nhưng hãy nghĩ xem thời gian của bạn đáng giá bao nhiêu, và bạn đang dành bao nhiêu thời gian đó trong hộp thư đến lộn xộn của mình. Điều quan trọng là hãy thử một vài tùy chọn khác nhau, bởi vì tất cả các ứng dụng quản lý email hoặc ứng dụng máy tính để bàn đều xử lý mọi thứ hơi khác một chút, và bạn muốn tìm một cái phù hợp với cách bạn làm việc, chứ không phải một cái mà bạn phải thay đổi thói quen để nó hoạt động.
