Với hàng loạt danh sách công việc ngổn ngang, những hạn chót bị lãng quên, ghi chú dán đầy màn hình và các tập tin nằm rải rác trên máy tính, việc quản lý một dự án phức tạp có thể trở nên cực kỳ khó khăn. Đây chính là lúc tôi khám phá ra sức mạnh của một wiki cục bộ, được xây dựng ngay trong công cụ yêu thích của mình – Obsidian.
Tôi đã biến Obsidian thành một trung tâm chỉ huy dự án, một “bộ não thứ hai” nơi tôi có thể ghi lại mọi thứ, kết nối các ý tưởng một cách dễ dàng và luôn giữ các dự án của mình đi đúng hướng. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước đơn giản để thiết lập wiki dự án của riêng mình, từ đó mở khóa một cấp độ tổ chức và năng suất mới mẻ.
Khám phá các mẹo và thủ thuật Obsidian giúp tăng năng suất làm việc
Tại sao Obsidian là lựa chọn lý tưởng cho wiki dự án của bạn?
Hiện nay không thiếu các công cụ wiki dự án, vậy điều gì khiến Obsidian trở nên đặc biệt cho các dự án? Obsidian được xây dựng dựa trên những nền tảng vững chắc để có thể hoạt động như một “bộ não thứ hai” thực thụ. Bạn có thể ghi lại các ý tưởng, ghi chú cuộc họp, chi tiết dự án, danh sách công việc và các đoạn trích từ web để tổ chức mọi thứ một cách liên kết và tập trung.
Bạn có thể dễ dàng liên kết các ghi chú dự án có liên quan, trực quan hóa mối quan hệ giữa chúng bằng chế độ xem biểu đồ (graph view), khám phá ngôn ngữ đánh dấu Markdown để tập trung vào nội dung và tận dụng một loạt các công cụ tổ chức để quản lý số lượng ghi chú dự án ngày càng tăng của bạn một cách chuyên nghiệp. Hơn nữa, tất cả dữ liệu dự án của bạn đều được lưu trữ trên thiết bị. Bạn không cần lo lắng về các vấn đề đồng bộ hóa đám mây hay rò rỉ dữ liệu.
Và nếu bạn muốn đồng bộ hóa các kho lưu trữ (vaults) Obsidian của mình, bạn có thể linh hoạt chọn giải pháp lưu trữ đám mây theo ý muốn. Nhìn chung, bạn có toàn quyền kiểm soát thông tin của mình. Đó là một trong những lý do chính khiến Obsidian được đánh giá cao hơn Notion đối với những người tìm kiếm năng suất.
Hướng dẫn thiết lập wiki dự án trong Obsidian
Obsidian cung cấp cho bạn sự linh hoạt để tạo ra các kho lưu trữ (vaults) khác nhau cho các mục đích cụ thể. Tôi đặc biệt khuyên bạn nên tạo một kho lưu trữ riêng biệt dành riêng cho dự án của mình để tránh việc các ghi chú bị lẫn lộn. Hãy cùng bắt đầu nhé.
1. Tạo Vault riêng và sắp xếp thư mục hợp lý
Giống như các sổ ghi chép trong OneNote và Evernote, bạn cần có một kho lưu trữ riêng biệt dành cho từng dự án của mình. Đối với các dự án nhỏ, một thư mục riêng và các thư mục con trong kho lưu trữ chính của bạn có thể hoạt động tốt. Tuy nhiên, chúng ta hãy tạo một kho lưu trữ mới và thêm các thư mục liên quan đến dự án của bạn.
- Mở Obsidian trên PC hoặc Mac và nó sẽ khởi chạy kho lưu trữ được sử dụng gần đây nhất của bạn.
- Chọn kho lưu trữ của bạn ở phía dưới và nhấp vào Manage vaults (Quản lý kho lưu trữ).
Giao diện quản lý các kho lưu trữ (vaults) trong ứng dụng Obsidian - Chọn Create (Tạo) và đặt một tên duy nhất (ví dụ: Dự án Phoenix, Thiết kế lại Trang web Khách hàng X).
Hộp thoại tạo kho lưu trữ mới (new vault) trong Obsidian - Nhấp vào Browse (Duyệt) để chọn vị trí lưu trữ cục bộ hoặc đám mây từ File Explorer hoặc menu Finder. Chọn Create (Tạo) và bạn đã sẵn sàng.
Chọn vị trí lưu trữ cho kho lưu trữ Obsidian mới của bạn - Khi kho lưu trữ Obsidian của bạn đã sẵn sàng, nhấp vào biểu tượng New folder (Thư mục mới) ở trên cùng và tạo các thư mục cho các khía cạnh khác nhau như ‘Ghi chú cuộc họp’, ‘Nghiên cứu’, ‘Thiết kế’, ‘Marketing truyền thông xã hội’, ‘Phân tích đối thủ cạnh tranh’, và nhiều hơn nữa.
Hướng dẫn tạo thư mục mới để tổ chức ghi chú dự án trong Obsidian
Đảm bảo chọn một tên rõ ràng và mô tả cho các thư mục của bạn. Đối với các dự án lớn, bạn thậm chí có thể tạo các thư mục con để phân loại chúng sâu hơn. Nhấp chuột phải vào một thư mục mới tạo và chọn New folder (Thư mục mới).
Cách tạo thư mục con (subfolders) để phân loại ghi chú trong Obsidian
2. Xây dựng hệ thống ghi chú hiệu quả
Khi cấu trúc dự án cơ bản của bạn đã sẵn sàng, hãy bắt đầu thêm các ghi chú vào đó. Bạn có thể xác định các loại ghi chú khác nhau mà bạn sẽ tạo.
- Ghi chú cuộc họp: Ghi lại các cuộc thảo luận chính, quyết định và các mục hành động.
- Danh sách công việc: Chia nhỏ các mục tiêu dự án thành các bước có thể hành động.
- Ghi chú nghiên cứu: Tóm tắt các phát hiện từ bài viết, trang web hoặc sách.
- Tài liệu thiết kế: Phác thảo khung sườn (wireframe), mô hình (mockup) hoặc luồng người dùng (user flow).
- Marketing: Bao gồm phân tích đối thủ cạnh tranh, kế hoạch marketing truyền thông xã hội, chiến lược nội dung, marketing kỹ thuật số và ngân sách.
Sử dụng các thẻ (tags) trong Obsidian để phân loại và tìm kiếm ghi chú
Khi bạn tạo một ghi chú mới, hãy tận dụng các thẻ (tags) để tổ chức chúng một cách hiệu quả. Chúng giúp bạn phân loại và lọc thông tin trong wiki dự án của mình. Bạn có thể đơn giản gõ # theo sau là tên thẻ (không có khoảng trống). Ví dụ: #luongnguoidung, #thietkebd, #taichinh, v.v. Tuy nhiên, đừng lạm dụng chúng. Giữ tên thẻ ngắn gọn và nhất quán để tránh lộn xộn và nhầm lẫn.
Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng để lọc kho lưu trữ của mình theo thẻ và tìm các ghi chú liên quan trong thời gian ngắn.
3. Tận dụng các tính năng cốt lõi của Obsidian
Bây giờ, đã đến lúc tận dụng các tính năng cốt lõi của Obsidian để nâng tầm wiki dự án của bạn. Trong số đó, việc liên kết các ghi chú là “bí quyết” biến Obsidian từ một ứng dụng ghi chú đơn giản thành một wiki dự án được kết nối.
- Khi bạn tạo một ghi chú mới hoặc chỉnh sửa một ghi chú hiện có, hãy gõ [[tên ghi chú]] và chọn một ghi chú liên quan từ menu gợi ý.
Cách liên kết các ghi chú liên quan trong Obsidian để tạo hệ thống wiki dự án - Lặp lại tương tự cho các ghi chú khác để bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các ghi chú cuộc họp, danh sách công việc, tài liệu thiết kế và tài liệu nghiên cứu chỉ với một cú nhấp chuột.
- Sau khi bạn đã liên kết các ghi chú liên quan của mình, bạn có thể trực quan hóa mối quan hệ của chúng từ chế độ xem biểu đồ (graph view) chuyên dụng. Nó giống như có tầm nhìn X-quang cho wiki dự án của bạn.
Biểu đồ liên kết (Graph View) của Obsidian hiển thị mối quan hệ giữa các ghi chú dự án - Bạn có thể chuyển sang chế độ xem biểu đồ từ thanh bên và có cái nhìn tổng quan về toàn bộ wiki dự án của mình.
Điều này giúp bạn trực quan hóa tổng thể dự án, khám phá các kết nối tiềm ẩn và điều hướng thông tin một cách hiệu quả. Nếu dự án của bạn yêu cầu động não nhiều ý tưởng trên một bảng trắng kỹ thuật số, hãy sử dụng tính năng Canvas. Bạn có thể sử dụng các mũi tên, ghi chú dán (sticky notes), hình dạng, hình ảnh và nhiều hơn nữa để phác thảo ý tưởng của mình một cách thuận tiện.
Khai thác sức mạnh của Plugin và Themes
Bảng Kanban đóng vai trò thiết yếu trong quản lý dự án. Thật không may, hiện tại Obsidian chưa có cách tích hợp để tạo bảng Kanban. Đây chính là lúc các plugin bên thứ ba phát huy tác dụng. Bạn có thể truy cập cửa hàng plugin, tải xuống một plugin phù hợp và kích hoạt bảng Kanban trong kho lưu trữ của mình.
- Mở Obsidian và truy cập Settings (Cài đặt).
- Chọn Community plugins (Plugin cộng đồng) và tắt chế độ hạn chế (restricted mode).
Duyệt và tìm kiếm các plugin cộng đồng trong cài đặt của Obsidian - Duyệt qua các plugin cộng đồng và tải xuống một plugin có tên Kanban.
Plugin Kanban cho phép bạn tạo bảng quản lý dự án trực quan trong Obsidian - Khi bạn kích hoạt nó, bạn sẽ thấy biểu tượng bảng trên thanh bên Obsidian.
- Bây giờ bạn có thể chèn bảng, tạo cột, thêm thẻ cho các công việc và di chuyển chúng từ cột này sang cột khác, giống như trong Trello.
Ví dụ bảng quản lý dự án Kanban trong Obsidian với các cột và thẻ công việc
Khám phá các plugin Obsidian tốt nhất để nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý cuộc sống số
Mở khóa tiềm năng quản lý dự án của bạn
Giờ đây tôi đã chỉ cho bạn bản thiết kế để xây dựng một wiki dự án mạnh mẽ trong Obsidian, hãy bắt đầu thử nghiệm với những kỹ thuật này và khám phá cách công cụ tuyệt vời này có thể thay đổi quy trình làm việc dự án của bạn. Nếu bạn thấy Obsidian hiệu quả trong việc quản lý sự hỗn loạn của dự án, bạn có thể cân nhắc chuyển đổi toàn bộ cuộc sống số của mình vào đó.
