Trong nhiều năm, Google Tasks luôn là ứng dụng quản lý tác vụ mà tác giả tin dùng. Sự đơn giản, hiệu quả và khả năng tích hợp chặt chẽ với Gmail cùng Google Calendar đã giúp việc hoàn thành công việc diễn ra suôn sẻ mà không gặp trở ngại. Thậm chí, việc yêu cầu Google Assistant tạo nhắc nhở hay thêm tác vụ cũng rất tiện lợi. Tuy nhiên, sự tiện lợi này đi kèm với một nhược điểm: tất cả dữ liệu của tác giả đều bị khóa trong hệ sinh thái đám mây của Google. Việc quản lý tác vụ dần trở nên quá tải, và sự thiếu linh hoạt trong cách xem hay sắp xếp công việc bắt đầu gây khó chịu.
Tác giả luôn bị thu hút bởi các công cụ tự host (self-hosted), không chỉ để sử dụng hàng ngày mà còn để thử nghiệm và viết bài. Chúng mang lại quyền kiểm soát lớn hơn và khả năng thoát khỏi sự kiểm soát sâu rộng của các tập đoàn công nghệ lớn. Vì vậy, tác giả đã tìm kiếm một giải pháp thay thế cho Google Tasks. Đó là lúc ZenDo ra đời – một công cụ lập kế hoạch tác vụ hàng tuần tự host tối giản, tập trung vào những gì bạn muốn hoàn thành trong tuần này. Không tài khoản, không tích hợp, và chắc chắn không có sự phân tâm. Đây là một giao diện cơ bản, được xây dựng để giúp bạn luôn đi đúng hướng trong vòng bảy ngày – không hơn không kém. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng sau khi trải nghiệm, ZenDo đã hoàn toàn thay thế Google Tasks cho tác giả. Nó mang lại một cách lập kế hoạch tuần rõ ràng và bình tĩnh hơn rất nhiều, và tác giả không hề nhớ Google Tasks chút nào.
ZenDo: Riêng tư từ mặc định, thiết kế cho việc tự host
Thiết lập ZenDo trên mạng cục bộ của tôi
Việc chuyển từ Google Tasks sang một giải pháp tự host có vẻ khó khăn, nhưng quá trình cài đặt ZenDo dựa trên Docker đã giúp việc chuyển đổi trở nên cực kỳ mượt mà. Tất cả những gì bạn cần làm là thiết lập một cơ sở dữ liệu SQLite cục bộ, sao chép tệp Docker Compose được cung cấp trên trang GitHub và một chút kiên nhẫn. Thiết lập ZenDo chỉ mất vài phút, và bạn sẽ sẵn sàng sử dụng ngay lập tức.
Giao diện ZenDo hiển thị tác vụ đã hoàn thành, minh họa sự đơn giản trong quản lý công việc tự host
Đúng với triết lý tối giản và dễ sử dụng, ZenDo không có hệ thống tài khoản. Bạn không cần đăng nhập hay đăng ký ở bất kỳ đâu. Mở ứng dụng, và nó sẽ hiện ra, chờ đợi bạn lập kế hoạch cho tuần của mình. Tất cả dữ liệu của bạn đều nằm cục bộ, được lưu trữ an toàn trong một tệp mà bạn kiểm soát trên máy chủ, NAS hoặc máy tính để bàn của mình. Đối với một người đã quen với cách tiếp cận đám mây luôn kết nối của Google, đây là một sự thay đổi đáng mừng. Tác giả không còn phải lo lắng về độ trễ đồng bộ hóa, vấn đề quyền riêng tư hay giới hạn ẩn về những gì có thể xuất ra. Việc xuất và nhập tác vụ vào một phiên bản mới chỉ đơn giản là di chuyển tệp cơ sở dữ liệu.
Tương tự, mặc dù không có ứng dụng di động riêng, giao diện của ZenDo hoạt động hoàn hảo trên trình duyệt di động. Bạn có thể sử dụng nó như một Ứng dụng Web Lũy tiến (Progressive Web App – PWA) bằng cách thêm nó vào màn hình chính của mình. Mặc dù hầu hết việc sử dụng của tác giả diễn ra tại nhà trên máy tính để bàn hoặc điện thoại thông minh, nhưng vẫn có thể thiết lập một proxy ngược (reverse proxy) để sử dụng khi di chuyển. Đối với một số người, điều đó có thể kém hiệu quả hơn một ứng dụng chuyên dụng, nhưng nó hoạt động tốt và sự đơn giản đó là đáng giá.
Cấu trúc đơn giản, hiệu quả vượt trội
ZenDo và cách tiếp cận lập kế hoạch hàng tuần độc đáo
Điểm khác biệt lớn nhất giữa Google Tasks và ZenDo nằm ở cách tiếp cận quản lý tác vụ. Google Tasks cung cấp cho bạn các danh sách dài có thể cuộn, với tùy chọn ngày đến hạn và nhiều tính năng khác. Nó mang tính chức năng nhưng lại thiếu cấu trúc, điều này có thể hữu ích cho một số người, nhưng lại không thực sự hiệu quả đối với tác giả. Theo thời gian, các danh sách của tác giả trở thành kho lưu trữ khổng lồ của những lời nhắc quá hạn và những ghi chú mơ hồ về các tác vụ vẫn cần được lên lịch và thực hiện. Ít nhất thì nó cũng gây quá tải.
ZenDo cho phép di chuyển tác vụ giữa các ngày trong chế độ xem hàng tuần, tối ưu hóa lập kế hoạch công việc
Ngược lại, ZenDo áp dụng một phương pháp rất khác bằng cách chỉ hiển thị một điều – tuần sắp tới của bạn. Khi mở ứng dụng, bạn sẽ thấy bảy cột dọc cho mỗi ngày. Bạn có thể thêm tác vụ, hoán đổi chúng giữa các ngày và đánh dấu chúng khi hoàn thành. Chỉ vậy thôi. Không có tác vụ con, không có lịch trình lặp lại, không có thư mục hay nhãn, hoặc bất kỳ cách nào khác để phân loại tác vụ của bạn. Điều này buộc bạn phải lập kế hoạch ngày tốt hơn trong giới hạn của một tuần duy nhất và, thành thật mà nói, khuyến khích bạn suy nghĩ thực tế hơn một chút. Theo thời gian, nó đã giúp tác giả thực hiện những tác vụ mà mình có thể hoàn thành một cách thực tế trong khoảng thời gian hợp lý.
Lịch hàng tuần của ZenDo với 7 cột cho mỗi ngày, hỗ trợ lập kế hoạch công việc tập trung
Danh sách tác vụ tối giản trong ZenDo, giúp người dùng tập trung vào việc hoàn thành công việc hiệu quả
Cũng cần phải nói về sự đơn giản của ứng dụng. ZenDo không cố gắng thúc đẩy bạn bằng các bảng xếp hạng hay huy hiệu. Nó cũng không gửi cho bạn các thông báo gây căng thẳng về các tác vụ quá hạn. Nó thực sự giống một cuốn sổ ghi chép lập kế hoạch tác vụ kiểu cũ. Nó chỉ cung cấp cho bạn một không gian để lập kế hoạch và thực hiện các tác vụ của mình, và đó là tất cả những gì tác giả thực sự cần. Không có tất cả các chi phí bổ sung, tác giả cuối cùng đã hoàn thành các tác vụ thay vì lãng phí thời gian phân loại chúng.
Đôi khi, ít hơn lại là nhiều hơn để hoàn thành công việc
Google Tasks vẫn là một công cụ vững chắc, và tác giả sẽ không ngần ngại giới thiệu nó cho bất kỳ ai đang gắn bó với hệ sinh thái Google hoặc cần một giải pháp có nhiều khả năng hơn. Tuy nhiên, sau khi thử nghiệm hầu hết các ứng dụng tác vụ phổ biến hiện có, rõ ràng với tác giả rằng nhiều tính năng không nhất thiết có nghĩa là tốt hơn. Với ZenDo, danh sách tác vụ của tác giả trở nên dễ quản lý, điều này đã giúp tác giả duy trì cam kết với ứng dụng và hoàn thành được nhiều việc hơn. Đó chính xác là những gì tác giả cần.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về ZenDo hoặc công cụ quản lý tác vụ yêu thích của bạn trong phần bình luận dưới đây!