Kể từ khi ra mắt, Notion luôn được xem là “ông vua” không thể tranh cãi trong thế giới công cụ năng suất. Đây là không gian làm việc “tất cả trong một” hứa hẹn tổ chức mọi thứ, từ cuộc sống cá nhân đến các dự án phức tạp của đội nhóm. Tôi đã dành vô số giờ để hoàn thiện các thiết lập Notion của mình và tin rằng đây chính là tương lai của công việc.
Tuy nhiên, khi quy trình làm việc của tôi dần phát triển theo thời gian, tôi bắt đầu nhận thấy Notion đã tụt lại phía sau như thế nào so với các đối thủ cạnh tranh ngày càng đổi mới. Đây không chỉ là một linh cảm; đó là lý do tại sao tôi không còn có thể gắn bó với Notion.
Chế độ Ngoại tuyến (Offline) – Một Thiếu Sót Không Thể Chấp Nhận
Trong một thời gian dài, việc Notion thiếu khả năng làm việc ngoại tuyến thực sự là điều tôi chỉ có thể chấp nhận. Hầu hết thời gian tôi đều có kết nối Wi-Fi hoạt động, và đó chỉ là một bất tiện nhỏ đối với thiết lập của mình. Nhưng đến năm 2025, với lịch trình di chuyển thường xuyên của tôi, việc thiếu chế độ ngoại tuyến đã trở thành một yếu tố then chốt, không thể bỏ qua.
Đôi khi, tôi đang ở địa điểm của khách hàng và cần nhanh chóng tham khảo một chi tiết quan trọng từ cơ sở dữ liệu, nhưng lại thấy Wi-Fi bị ngắt hoặc quá chậm đến mức không thể tải nổi một trang. Điều này thật bực bội. Toàn bộ không gian làm việc của tôi bị khóa chặt sau kết nối internet. Một sự thiếu sót như vậy ảnh hưởng đến năng suất, tạo ra căng thẳng không cần thiết và vẫn là một lỗi cơ bản khiến tôi không thể tin cậy Notion là không gian làm việc chính của mình.
Giao diện Notion hiển thị thông báo lỗi kết nối internet, minh họa nhược điểm chế độ offline
Notion vẫn đang “hứa hẹn”
Mặc dù có nhiều lời phàn nàn và yêu cầu từ người dùng, Notion đã mất khá nhiều thời gian để giải quyết vấn đề này. Họ đã tuyên bố đang phát triển tính năng ngoại tuyến, nhưng tiến độ vẫn còn chậm chạp và chưa thực sự đáp ứng được kỳ vọng của những người dùng cần sự linh hoạt tối đa. Điều này khiến Notion trở nên kém cạnh tranh hơn hẳn so với nhiều ứng dụng năng suất khác đã tích hợp chế độ ngoại tuyến từ lâu.
Ứng dụng Di động Còn Nhiều Hạn Chế
Những thất vọng của tôi với Notion không chỉ dừng lại ở phiên bản máy tính. Câu chuyện tương tự khi tôi mở ứng dụng di động. Notion tự nhận là một không gian làm việc “tất cả trong một”, nhưng trải nghiệm trên di động của nó lại khá kém. Suy cho cùng, đây không phải là các ứng dụng native (bản địa) thực sự.
Phương pháp “web wrapper” (vỏ bọc web) của Notion có cả ưu và nhược điểm. Ví dụ, hiệu suất không đạt yêu cầu trên di động. Thời gian tải chậm chạp, các trang hiển thị từ từ, và ngay cả việc điều hướng cơ bản cũng có thể trở thành một công việc khó khăn. Ngược lại, các ứng dụng native cho cảm giác phản hồi nhanh, mượt mà và tức thì.
Ứng dụng Notion trên điện thoại di động hiển thị chậm chạp, ảnh hưởng trải nghiệm người dùng
Tải cơ sở dữ liệu lớn rất chậm
Ngoài tốc độ, trải nghiệm người dùng cũng bị ảnh hưởng. Với tầm quan trọng của việc truy cập di động vào năm 2025 – để ghi chú nhanh khi đang di chuyển, kiểm tra công việc trong lúc đi lại, hoặc xem lại tài liệu giữa các cuộc họp – các ứng dụng di động chỉ ở mức trung bình của Notion là một sự thất vọng lớn. Đặc biệt, khi làm việc với các cơ sở dữ liệu lớn, việc tải dữ liệu trên điện thoại có thể mất rất nhiều thời gian, làm gián đoạn dòng chảy công việc và giảm hiệu quả.
Đòi Hỏi Quá Nhiều Công Sức Để Tổ Chức
Một trong những yêu cầu lớn nhất của Notion là lượng công sức cần bỏ ra để tổ chức. Khi tôi mới bắt đầu, tôi yêu thích “khung canvas trắng”, những khả năng vô hạn. Nhưng theo thời gian, điều tôi nhận ra là sự linh hoạt này thường chuyển thành hàng giờ làm việc. Tôi thường xuyên thấy mình dành đáng kể thời gian chỉ để xây dựng không gian làm việc.
Tôi đang nói đến việc tạo ra một “trang chủ” đóng vai trò như bảng điều khiển cho các dự án, nhiệm vụ hoặc quản lý kiến thức. Tôi cũng mày mò với các cột để có bố cục hoàn hảo, liên tục điều chỉnh các chế độ xem cơ sở dữ liệu và thử nghiệm nhúng để kéo đúng thông tin từ các nguồn khác. Nhu cầu liên tục về kỹ thuật thủ công này làm tiêu hao thời gian và năng lượng tinh thần mà lẽ ra có thể, và nên, được dành cho công việc thực tế.
Giao diện trang chủ cá nhân của Notion, minh họa mức độ tùy chỉnh và thời gian thiết lập
Tôi thường mất hàng giờ để thiết lập Notion
Sự linh hoạt là một con dao hai lưỡi. Trong khi nó cho phép tùy chỉnh không giới hạn, nó cũng đòi hỏi người dùng phải tự thiết kế gần như mọi thứ từ đầu. Đối với những người muốn bắt tay vào việc ngay lập tức, hoặc những người không có nhiều thời gian để mày mò thiết lập, đây là một rào cản lớn. Thời gian đáng lẽ dùng để thực hiện công việc lại bị tiêu tốn vào việc xây dựng cấu trúc nền tảng cho công việc đó.
Tốc độ Phát Hành Tính Năng Mới Chậm Chạp
Notion đã chậm trong việc phát triển các tính năng cốt lõi. Có cảm giác như Notion đang tập trung vào việc xây dựng một hệ sinh thái các ứng dụng phụ trợ như Calendar, Mail, AI add-ons, Forms, và nhiều hơn nữa. Tuy nhiên, công ty dường như đang bỏ quên sản phẩm cốt lõi của mình. Những cải tiến cơ bản mà người dùng đã yêu cầu trong nhiều năm vẫn còn thiếu.
Bảng so sánh tốc độ phát triển tính năng giữa Notion và các đối thủ cạnh tranh
So với các đối thủ cạnh tranh
Ngoài chế độ ngoại tuyến, những đổi mới thực sự trong khả năng trực quan hóa đang ở đâu? Tôi liên tục thấy các công cụ khác cung cấp bảng trắng để động não, hoặc các chế độ xem biểu đồ mạnh mẽ hiển thị mối liên hệ giữa các ghi chú và ý tưởng của tôi. Notion yêu cầu nhúng từ bên thứ ba hoặc các giải pháp phức tạp để hoàn thành công việc. Thay vì cung cấp hiệu suất tăng cường hoặc các tính năng được yêu cầu từ lâu, Notion lại bận rộn xây dựng một ứng dụng email. Điều này khiến tôi tự hỏi liệu sản phẩm cốt lõi có bao giờ thực sự bắt kịp với tiềm năng của nó hay không.
Các Đối Thủ Cạnh Tranh Đang Vượt Lên Mạnh Mẽ
Tôi đã theo dõi sát sao các giải pháp thay thế Notion, và một số trong số chúng đang khiến Notion trở nên lỗi thời. Lấy Capacities làm ví dụ. Cách tiếp cận tổ chức thông tin theo hướng đối tượng độc đáo của nó là một yếu tố tăng cường năng suất lớn. Thay vì xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu, tôi đang làm việc với các “đối tượng” liên kết như người, sách hoặc dự án, và hệ thống hiểu rõ các mối quan hệ của chúng.
Sau đó, có Anytype, xử lý các mối lo ngại về quyền riêng tư như một chuyên gia. Cam kết mã hóa đầu cuối của họ có nghĩa là tôi có thể lưu trữ thông tin thực sự nhạy cảm với mức độ bảo mật mà Notion không cung cấp. Tôi cũng đã thử AppFlowy, một lựa chọn mã nguồn mở cho phép kiểm soát hoàn toàn dữ liệu với khả năng tự host. Notion vẫn dẫn đầu về các tùy chọn cơ sở dữ liệu, nhưng khoảng cách đó đang thu hẹp nhanh chóng.
Giải pháp thay thế Notion bảo mật với mã nguồn mở
Bạn sẽ không còn “nhớ nhung” Notion
Với sự xuất hiện của những công cụ mới mẻ và tập trung hơn vào các vấn đề cốt lõi mà người dùng đang gặp phải, việc “chia tay” Notion không còn là một điều quá khó khăn. Các lựa chọn thay thế không chỉ lấp đầy những khoảng trống mà Notion bỏ lại mà còn mang đến những trải nghiệm độc đáo, vượt trội, khiến người dùng không còn cảm thấy hối tiếc khi chuyển đổi.
Từ Tình Yêu Đến Sự Thất Vọng
Nhìn chung, có thể nói rằng hành trình của tôi với Notion đã đến ngã ba đường. Mặc dù Notion vẫn giữ một vị trí đặc biệt trong lòng nhiều người, nhưng đối với những ai đòi hỏi sự đổi mới hơn, hiệu suất tốt hơn và trải nghiệm ngoại tuyến mượt mà, rõ ràng là Notion đang tụt lại phía sau. Nếu bạn cũng đang ở trong tình huống tương tự và có cảm giác về sự thỏa hiệp hoặc hạn chế, thì hãy bắt đầu khám phá các giải pháp thay thế. Chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm của bạn về Notion hoặc các công cụ năng suất khác trong phần bình luận bên dưới nhé!