Việc tổ chức tài liệu là một thách thức đối với nhiều người, và tôi cũng không ngoại lệ. Dù đã thử nhiều hệ thống khác nhau – từ các thư mục được dán nhãn gọn gàng, sao lưu đám mây cho đến bảng tính được mã hóa màu sắc – tôi vẫn gặp khó khăn trong việc duy trì chúng. Hóa đơn, chứng từ, biên lai và các tài liệu bảo hiểm thường bị thất lạc trong một góc nào đó của hộp thư điện tử hoặc biến mất trong một ổ cứng với cấu trúc thư mục phức tạp. Tôi nhận ra mình cần một cách tiếp cận tốt hơn để xử lý làn sóng tài liệu không ngừng nghỉ này. Đó là lúc tôi khám phá ra Papra, và giờ đây, đây đã trở thành phần mềm quản lý tài liệu số yêu thích của tôi để lưu trữ bất cứ thứ gì liên quan đến giấy tờ. Dưới đây là những lý do tại sao.
4. Dễ dàng tìm kiếm mọi thứ bạn cần
Tìm kiếm toàn văn, OCR và bộ lọc hiệu quả
Một ứng dụng tổ chức tài liệu chỉ thực sự hữu ích khi nó giúp tôi tìm thấy tài liệu mình cần. Tôi đã không nhận ra tần suất mình phải tìm kiếm một tài liệu cũ cho đến khi bắt đầu sử dụng tính năng tìm kiếm của Papra. Khác với các hệ thống dựa trên thư mục thông thường, nơi bạn tìm kiếm một cách mù quáng, tính năng tìm kiếm toàn văn (full-text search) của Papra cho phép bạn tìm tài liệu dựa trên nội dung thực tế bên trong tệp. Đây thực sự là một cứu cánh.
Tuyệt vời hơn nữa, Papra hỗ trợ công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR). Điều này có nghĩa là nếu bạn có ảnh hoặc PDF được quét của một tài liệu, Papra có thể đọc và biến nội dung đó thành có thể tìm kiếm được. Tôi đã thử nghiệm tính năng này với nhiều loại hóa đơn giấy tờ, và trừ khi chúng quá nhàu nát, ứng dụng đều có thể hiểu và xử lý tốt.
Bạn cũng có thể lọc theo ngày tải lên, thẻ (tag), và thậm chí là loại tệp. Tất cả đều diễn ra cực kỳ nhanh chóng. Đối với một người thường xuyên phải xử lý hóa đơn freelancer, biên lai thanh toán và nhiều loại chứng từ khác, khả năng tìm kiếm linh hoạt như vậy thật sự là một “vị cứu tinh”. Tôi không còn sợ hãi khi nghe câu “bạn có bản sao của tài liệu đó không?” vì tôi biết mình có – và Papra có thể tìm nó nhanh hơn tôi có thể nhớ mình đã lưu nó ở đâu. Thiết kế đáp ứng của Papra cũng giúp việc sử dụng trên điện thoại di động trở nên dễ dàng.
3. Gửi email và quên đi: Thu thập tài liệu cực kỳ đơn giản
Việc gửi hầu hết hóa đơn qua email, sau đó phải tải PDF về, mở một ứng dụng khác, rồi tải lại PDF lên lại là một quy trình rườm rà. Papra cung cấp cho bạn một địa chỉ email độc đáo. Bạn chỉ cần chuyển tiếp bất kỳ email nào có tệp đính kèm đến địa chỉ này, và ngay lập tức, các tệp đó sẽ được lưu trữ, phân loại và chờ đợi bạn trong bảng điều khiển. Đơn giản vậy thôi. Không còn phải tải xuống và tải lại các tệp PDF, không phải kéo tệp vào thư mục hay ghi nhớ các quy ước đặt tên.
Tôi không thể diễn tả hết tính năng này đã giúp tôi tiết kiệm được bao nhiêu thời gian. Giờ đây, tôi đã thiết lập các bộ lọc trong Gmail để tự động chuyển tiếp hóa đơn và biên lai thẳng đến Papra. Trước đây, tôi thường né tránh việc xử lý những thứ này vì chúng luôn khiến tôi cảm thấy phiền toái. Với Papra, tôi thậm chí không còn phải suy nghĩ về chúng nữa. Đây không chỉ là một tính năng tiết kiệm thời gian, mà nó còn thay đổi cách bạn tương tác với toàn bộ khái niệm quản lý tài liệu kỹ thuật số.
Giao diện Papra với tính năng tự động gắn thẻ (auto-tagging)
2. Gắn thẻ thông minh, không cần phân loại thủ công
Tôi là một người thích sự ngăn nắp, nhưng tôi ghét việc gắn thẻ. Việc gán thẻ hoặc danh mục cho mọi tài liệu giống như công việc dọn dẹp nhà cửa kỹ thuật số, mà đó chính xác là điều tôi đang cố gắng tránh. Papra đi kèm với tính năng tự động gắn thẻ (auto-tagging) được tích hợp sẵn. Hệ thống đọc nội dung và tên tệp tài liệu, sau đó tự động áp dụng các thẻ dựa trên những gì nó tìm thấy. Bạn có một hóa đơn từ công ty điện lực? Papra sẽ biết. Một hóa đơn y tế? Nó cũng sẽ gắn thẻ cho bạn. Bạn có thể tạo các thẻ tùy chỉnh của riêng mình hoặc để tính năng phát hiện thông minh của Papra thực hiện công việc nặng nhọc.
Nó không hoàn hảo, nhưng đáng ngạc nhiên là nó hoạt động rất tốt. Đôi khi, tôi vẫn cần quay lại để chỉnh sửa thẻ, nhưng Papra có thể xử lý phần lớn công việc, giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian. Hơn nữa, tất cả các thẻ này có nghĩa là tài liệu của bạn thực sự có thể tìm kiếm được một cách hợp lý.
Thiết lập các quy tắc gắn thẻ tùy chỉnh trong Papra
1. Mã nguồn mở, tự host được và cài đặt cực kỳ dễ dàng
Bản chất mã nguồn mở của Papra là một lý do lớn khiến tôi cảm thấy thoải mái khi tin tưởng giao các tài liệu tài chính riêng tư cho nó. Điều đó cũng có nghĩa là bạn có thể tự host nó (self-host) nếu bạn là người quan tâm đến quyền riêng tư, một người thích mày mò hoặc đơn giản là thích ý tưởng kiểm soát hoàn toàn kho lưu trữ của riêng mình. Và không giống như một số công cụ mã nguồn mở khác giả định bạn là một kỹ sư backend, Papra giữ mọi thứ đơn giản một cách đáng ngạc nhiên. Nó đi kèm với thiết lập dựa trên Docker, giúp việc khởi tạo một phiên bản của riêng bạn trở nên dễ dàng đến mức hài hước.
Các bước cài đặt Docker được liệt kê trên trang web rất dễ hiểu và mọi thứ hoạt động trơn tru. Ngay cả khi bạn chưa từng triển khai ứng dụng của riêng mình trước đây, đây cũng là một điểm khởi đầu nhẹ nhàng cho việc tự host. Hầu hết các dịch vụ ngày nay đều tập trung vào việc khóa bạn vào các gói đăng ký và hệ sinh thái khép kín. Papra thì ngược lại. Nó mang lại cho bạn sự tự do, điều mà tôi bắt đầu đánh giá cao hơn rất nhiều trong thời gian gần đây.
Các bước cài đặt Papra dễ dàng với Docker
Papra giúp tôi không còn sợ hãi giấy tờ kỹ thuật số
Papra không chỉ đơn thuần là tổ chức tài liệu của tôi – nó đã thay đổi hoàn toàn cách tôi suy nghĩ về việc lưu trữ và quản lý tài liệu. Nó nhanh chóng, thông minh và linh hoạt mà không cố gắng gây ấn tượng quá mức. Dù bạn chuyển tiếp tệp từ hộp thư đến hay tự khởi chạy phiên bản của riêng mình với Docker, nó đều hoạt động hiệu quả. Và trong một thế giới đầy rẫy những công cụ cồng kềnh và bẫy đăng ký, sự đơn giản như vậy trở nên hiếm có. Hãy trải nghiệm Papra ngay hôm nay để biến việc quản lý tài liệu thành một quy trình dễ dàng và hiệu quả!