Trong kỷ nguyên số hóa, việc ghi lại những ý tưởng chợt lóe, các chi tiết công việc quan trọng hay những lỗi phát sinh trên thiết bị thử nghiệm đã trở thành thói quen không thể thiếu của nhiều người. Cá nhân tôi cũng thường xuyên sử dụng điện thoại, laptop và máy tính bảng để ghi chú, bởi lẽ tôi có xu hướng quên mọi thứ khá nhanh. Nhu cầu cốt lõi không chỉ là lưu trữ tất cả ghi chú ở một nơi để dễ dàng tham khảo, mà còn là khả năng truy cập chúng từ mọi thiết bị một cách liền mạch.
Với yêu cầu tương tự từ đông đảo người dùng, các kho ứng dụng trên mọi nền tảng đã tràn ngập những ứng dụng ghi chú đa dạng, đáp ứng chính xác trường hợp sử dụng này. Chính vì thế, việc quyết định công cụ nào phù hợp nhất để ghi chú và đồng bộ chúng trên mọi thiết bị có thể trở nên khá khó khăn. Liệu bạn có đủ tin tưởng gã khổng lồ quảng cáo Google để sử dụng Google Keep? Hay bạn là người dùng ưu tiên tự lưu trữ (self-hosting) để tránh gửi dữ liệu của mình lên đám mây? Mỗi người dùng đều có những yêu cầu riêng biệt. Bài viết này sẽ tổng hợp các công cụ và dịch vụ tốt nhất giúp bạn ghi chú và đồng bộ dữ liệu xuyên suốt các thiết bị. Mỗi dịch vụ đều có ưu và nhược điểm riêng, hãy cân nhắc và chọn lựa công cụ phù hợp nhất với quy trình làm việc và nhu cầu của bạn.
So sánh các ứng dụng ghi chú phổ biến như Notion, Obsidian, OneNote, Evernote
5. Obsidian kết hợp Syncthing: Đồng bộ mạnh mẽ, tự do mã nguồn mở
Obsidian là một ứng dụng ghi chú vô cùng linh hoạt và mạnh mẽ, có thể đáp ứng mọi nhu cầu từ việc tạo nhật ký số cá nhân, chỉnh sửa Markdown đơn giản, cho đến xây dựng một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKMS) toàn diện. Giao diện của Obsidian được thiết kế tối giản, trực quan với các “vault” và thư mục giúp bạn dễ dàng phân loại và sắp xếp ghi chú.
Điểm đặc biệt và đồng thời cũng là điều khiến nhiều người dùng mới cảm thấy “lạ lẫm” là Obsidian không tự động đồng bộ ghi chú giữa các thiết bị theo cách mà các ứng dụng như Notion làm. Tuy nhiên, Obsidian lại cung cấp nhiều cách thức đồng bộ linh hoạt nhờ vào kho plugin phong phú.
Giao diện Obsidian với tính năng đa tab, giúp quản lý ghi chú hiệu quả
Bạn có thể lựa chọn dịch vụ đồng bộ chính chủ của Obsidian, tuy nhiên giải pháp này yêu cầu một khoản phí hàng tháng. Nếu bạn ưu tiên sự tiện lợi tối đa, đây có thể là lựa chọn đáng cân nhắc. Nhưng nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí và kiểm soát dữ liệu tốt hơn, việc đồng bộ ghi chú Obsidian thông qua Syncthing là một lựa chọn tuyệt vời. Syncthing là một phần mềm mã nguồn mở cho phép đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị của bạn một cách an toàn và riêng tư, không thông qua máy chủ đám mây của bên thứ ba. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng plugin Remotely Save trong Obsidian để đồng bộ ghi chú lên các nền tảng lưu trữ đám mây khác mà bạn lựa chọn. Quá trình thiết lập ban đầu có thể đòi hỏi một chút công sức, nhưng sau khi hoàn tất, mọi ghi chú của bạn sẽ được đồng bộ liền mạch giữa các thiết bị.
Hướng dẫn chi tiết sử dụng Obsidian, công cụ quản lý kiến thức cá nhân
- Ưu điểm: Giao diện gọn gàng, hỗ trợ Markdown, xây dựng PKMS, nhiều plugin mở rộng, khả năng tự chủ đồng bộ (Syncthing).
- Nhược điểm: Đồng bộ không tự động mặc định, dịch vụ đồng bộ chính chủ có phí.
- Đối tượng phù hợp: Người dùng muốn kiểm soát dữ liệu, yêu thích Markdown, xây dựng hệ thống quản lý kiến thức cá nhân, sẵn sàng bỏ công sức ban đầu để thiết lập.
Biểu tượng ứng dụng ghi chú Obsidian trên các nền tảng
Obsidian
Obsidian là một ứng dụng ghi chú giàu tính năng, có sẵn trên nhiều nền tảng và cung cấp giao diện sạch sẽ, gọn gàng. Ứng dụng này cũng miễn phí cho cá nhân.
4. Apple Notes: Lựa chọn tối ưu cho hệ sinh thái Apple
Đối với những người dùng đang “sống” trong hệ sinh thái Apple, ứng dụng Ghi chú (Notes) mặc định trên iPhone, Mac và iPad là một lựa chọn không thể bỏ qua. Apple Notes không chỉ cho phép nhập văn bản thông thường mà còn hỗ trợ ghi chú bằng Apple Pencil trên iPad, biến nó thành một công cụ mạnh mẽ cho việc phác thảo và viết tay. Ứng dụng còn tích hợp tính năng quét tài liệu chất lượng cao, cực kỳ tiện lợi khi bạn cần số hóa tài liệu nhanh chóng.
Miễn là các thiết bị của bạn được kết nối internet, tất cả ghi chú sẽ được đồng bộ theo thời gian thực và có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị Apple nào đã đăng nhập bằng cùng một Apple ID.
Ứng dụng Apple Notes hoạt động trên iPad, hỗ trợ Apple Pencil
Mặc dù tôi có Mac và iPad nhưng không dùng iPhone, tôi thường hạn chế sử dụng Apple Notes. Tuy nhiên, nếu tôi muốn truy cập ghi chú trên thiết bị Android hoặc máy tính Windows, tôi chỉ cần truy cập trang web iCloud và đăng nhập bằng thông tin tài khoản của mình. Từ đó, tôi có thể truy cập tất cả ghi chú đã đồng bộ. Điều này biến Apple Notes thành một lựa chọn khả thi ngay cả đối với những người không hoàn toàn bị “nhốt” trong “vườn có tường bao quanh” của Apple. Một điểm tôi đặc biệt yêu thích ở Apple Notes là khả năng tạo thư mục ghi chú riêng biệt, không đồng bộ với iCloud. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn lưu trữ thông tin nhạy cảm chỉ trên một thiết bị cụ thể.
Giao diện Apple Notes, so sánh với Microsoft OneNote
- Ưu điểm: Cài đặt sẵn, tích hợp sâu vào hệ sinh thái Apple, hỗ trợ Apple Pencil, quét tài liệu, đồng bộ iCloud liền mạch, truy cập web trên nền tảng khác, ghi chú cục bộ bảo mật.
- Nhược điểm: Tính năng không quá mạnh mẽ so với các ứng dụng chuyên nghiệp khác, ưu tiên người dùng Apple.
- Đối tượng phù hợp: Người dùng trong hệ sinh thái Apple muốn một giải pháp ghi chú đơn giản, hiệu quả và đáng tin cậy.
Biểu tượng ứng dụng Apple Notes quen thuộc của Apple
Apple Notes
Apple Notes có thể không phải là ứng dụng ghi chú mạnh mẽ hay giàu tính năng nhất trong danh sách này, nhưng nó thực hiện tốt tất cả các chức năng thiết yếu như quét tài liệu tích hợp, khả năng tổ chức và tìm kiếm ghi chú, v.v.
3. Notion: Nền tảng kiến thức đa năng, vượt xa ghi chú thông thường
Nếu bạn chưa từng nghe đến Notion, có lẽ bạn đang sống ngoài thế giới công nghệ. Đó là mức độ phổ biến của dịch vụ này trong thời gian gần đây. Ngoài việc sử dụng Notion để lưu trữ các cơ sở kiến thức, trang đích, công cụ theo dõi thói quen và vô vàn thứ khác, bạn cũng có thể sử dụng nó cho một nhiệm vụ đơn giản: ghi chú. Tương tự như Obsidian, bạn có thể tạo nhiều thư mục và thư mục con để phân loại ghi chú một cách tiện lợi. Hơn nữa, Notion còn cung cấp các công cụ cho phép bạn tự động hóa quy trình ghi chú, nâng trải nghiệm của bạn lên một tầm cao mới, ví dụ như thêm nút bấm, sử dụng API của Notion, v.v.
Tính năng tìm kiếm và liên kết trong Notion, giúp quản lý thông tin hiệu quả
Một lợi thế lớn khi sử dụng Notion là bạn có thể loại bỏ nhu cầu về nhiều ứng dụng riêng biệt cho các tác vụ khác nhau. Chẳng hạn, nếu bạn cần một danh sách việc cần làm, một công cụ tăng cường năng suất, một trình theo dõi thói quen và một ứng dụng ghi chú, Notion có thể làm tất cả những điều này và hơn thế nữa. Không như Obsidian, Notion tự động đồng bộ tất cả ghi chú của bạn giữa các thiết bị hoàn toàn miễn phí, đây là một điểm cộng lớn. Tôi thực sự khuyên bạn nên khám phá Notion vì nó có thể tích hợp rất tốt vào quy trình làm việc của bạn.
- Ưu điểm: Đa năng (ghi chú, quản lý dự án, wiki, CRM), đồng bộ tự động miễn phí, tự động hóa mạnh mẽ, thay thế nhiều ứng dụng.
- Nhược điểm: Có thể phức tạp với người mới bắt đầu, đường cong học tập cao.
- Đối tượng phù hợp: Người dùng muốn một nền tảng “tất cả trong một” để quản lý công việc, kiến thức, và ghi chú, sẵn sàng đầu tư thời gian học hỏi.
Biểu tượng ứng dụng Notion, nền tảng làm việc đa năng
Notion
Notion không chỉ đơn thuần là một ứng dụng ghi chú mà còn là một nền tảng có thể thực hiện nhiều chức năng bổ sung như theo dõi thói quen, tạo cơ sở kiến thức, v.v.
2. OneNote: Ghi chú “dán” tiện lợi trên mọi thiết bị
Tương tự như cách Apple Notes là lựa chọn mặc định cho người dùng Apple, OneNote – dù không phổ biến bằng – lại là một công cụ ghi chú mạnh mẽ từ Microsoft. Nó đồng bộ ghi chú của bạn lên Microsoft OneDrive, đảm bảo bạn có thể truy cập chúng trên mọi thiết bị. Khác với Apple Notes bị giới hạn trong hệ điều hành của Apple, ứng dụng OneNote có thể được tải xuống và sử dụng trên macOS và iOS, cũng như Windows và Android. Bạn cũng nhận được các tiện ích bổ sung như các mẫu ghi chú (templates) đa dạng và công cụ cắt web (web clipping tool) để tăng cường năng suất của mình.
Giao diện người dùng của Microsoft OneNote, tổ chức ghi chú theo sổ tay
Gần đây, tôi cũng phát hiện ra rằng Sticky Notes trên Windows 11 cũng đồng bộ với tài khoản OneNote của bạn, cho phép bạn truy cập chúng từ xa trên tất cả các thiết bị. Đây là một tính năng tuyệt vời vì tôi thường xuyên sử dụng Sticky Notes khi duyệt web trên máy tính Windows và cần ghi lại một ghi chú hoặc lời nhắc nhanh chóng. OneNote chắc chắn là một công cụ ghi chú bị đánh giá thấp mà không nhiều người nhắc đến. Nó hoàn thành tốt công việc mà không kèm theo những rườm rà không cần thiết – điều mà thường khó nói về một sản phẩm của Microsoft.
Công cụ OneNote Web Clipper giúp lưu trữ nội dung từ web
- Ưu điểm: Đồng bộ OneDrive mạnh mẽ, đa nền tảng toàn diện, tích hợp Sticky Notes (Windows), nhiều tính năng bổ sung như templates và web clipper, giao diện sổ tay trực quan.
- Nhược điểm: Có thể cảm thấy hơi “cồng kềnh” với người chỉ cần ghi chú đơn giản, không được ưu tiên phát triển như các sản phẩm khác của Microsoft.
- Đối tượng phù hợp: Người dùng hệ sinh thái Microsoft, cần một công cụ ghi chú mạnh mẽ, tổ chức theo kiểu sổ tay, hoặc người dùng đa nền tảng không muốn bị ràng buộc vào một hệ sinh thái cụ thể.
Biểu tượng ứng dụng Microsoft OneNote, giải pháp ghi chú của Microsoft
Microsoft OneNote
OneNote là một trong những chương trình ghi chú và “scrapbooking” mạnh mẽ nhất, có sẵn trên hầu hết các nền tảng chính.
1. Joplin: Giải pháp ghi chú bảo mật cho người thích tự chủ (Self-Host)
Joplin là một ứng dụng ghi chú mã nguồn mở cung cấp một loạt các tính năng tốt. Nó đơn giản, miễn phí và có sẵn trên hầu hết các nền tảng lớn. Tuy nhiên, điều làm cho Joplin trở thành một sự bổ sung đáng giá trong bài viết này chính là khả năng cung cấp nhiều cách để đồng bộ ghi chú giữa các thiết bị. Một trong số đó là khả năng tự host máy chủ Joplin của riêng bạn tại nhà. Bạn có thể tự host Joplin trên Raspberry Pi hoặc các máy chủ Linux khác, nhờ đó không cần phải phụ thuộc vào các dịch vụ đám mây của bên thứ ba để đồng bộ dữ liệu của mình. Đây là một lợi thế lớn đối với những người quan tâm đến quyền riêng tư, đặc biệt nếu bạn có dữ liệu nhạy cảm trong ứng dụng ghi chú của mình.
Giao diện Joplin trên hệ điều hành macOS, thân thiện và dễ sử dụng
Một khi đã thiết lập xong, bạn có thể sử dụng Joplin để lưu danh sách việc cần làm, các dự án nghiên cứu và nhiều thứ khác. Việc bạn có thể tự host máy chủ riêng có nghĩa là Joplin có thể được sử dụng hiệu quả trong môi trường văn phòng, nơi một nhóm người cần truy cập các ghi chú hoặc cơ sở dữ liệu chung. Ngoài quyền riêng tư, còn có nhiều lợi ích khác như tiết kiệm chi phí đăng ký định kỳ cho các dịch vụ lưu trữ đám mây.
Lợi ích của việc tự host Joplin trên Raspberry Pi để tăng cường bảo mật
- Ưu điểm: Mã nguồn mở, miễn phí, đa nền tảng, khả năng tự host máy chủ (tối đa hóa quyền riêng tư và bảo mật), tiết kiệm chi phí, lý tưởng cho môi trường nhóm.
- Nhược điểm: Yêu cầu kiến thức kỹ thuật nhất định để tự host, giao diện có thể không hiện đại bằng một số đối thủ.
- Đối tượng phù hợp: Người dùng ưu tiên quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu tuyệt đối, người muốn kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình, doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm làm việc cần giải pháp đồng bộ nội bộ.
Biểu tượng ứng dụng ghi chú mã nguồn mở Joplin
Joplin
Joplin cung cấp giải pháp tự host máy chủ riêng để đồng bộ ghi chú giữa nhiều thiết bị.
Đồng bộ ghi chú của bạn một cách an toàn và hiệu quả
Dù bạn muốn tự host máy chủ riêng vì lý do riêng tư, hay chỉ đơn giản là tìm kiếm một ứng dụng ghi chú có thể đồng bộ dữ liệu của mình trên nhiều thiết bị mà không gặp quá nhiều rắc rối, thì vẫn có rất nhiều ứng dụng tuyệt vời hỗ trợ quá trình này. Hãy thử nghiệm tất cả để tìm ra đâu là “chân ái” phù hợp nhất với phong cách làm việc và nhu cầu cá nhân của bạn!
Hãy để lại bình luận phía dưới để chia sẻ kinh nghiệm của bạn về các ứng dụng ghi chú này nhé!