Trong khoảng một năm trở lại đây, bộ ứng dụng Microsoft Office luôn là lựa chọn hàng đầu của tôi mỗi khi cần soạn thảo tài liệu hay bảng tính. Tuy nhiên, khi bước sang năm 2025, tôi nhận thấy mình không còn hứng thú với việc duy trì mức phí định kỳ cao cho Office nữa và quyết định ngừng sử dụng. Từ đó, tôi bắt đầu tìm kiếm một giải pháp thay thế phù hợp cho chiếc Mac Mini của mình.
Tôi có thể đã chọn các ứng dụng văn phòng của Apple, nhưng tôi muốn một thứ gì đó thực sự tốt, vì vậy tôi đã thử nghiệm rất nhiều lựa chọn khác nhau. Và kết quả là, WPS Office đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu của tôi sau khi đã trải nghiệm hầu hết các phần mềm có sẵn. Dưới đây là những lý do tại sao WPS Office đã trở thành bộ ứng dụng văn phòng mặc định của tôi trên Mac Mini, và tiềm năng cả trên Windows nữa.
1. Hoàn toàn miễn phí
Mức giá không thể tốt hơn
Giao diện website WPS Office hiển thị ứng dụng miễn phí và các tính năng nổi bật
Điều đầu tiên, tôi không muốn chi trả cho một bộ ứng dụng văn phòng mà tôi sử dụng không thường xuyên nữa. Vì vậy, việc hoàn toàn miễn phí là một tiêu chí hàng đầu khi tôi tìm kiếm giải pháp thay thế Microsoft Office. Đáng ngạc nhiên, có một vài lựa chọn miễn phí trên thị trường, nhưng WPS Office không chỉ cung cấp ứng dụng miễn phí mà còn kèm theo 1GB dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí cho tài liệu – một điểm cộng lớn cho những tài liệu tôi muốn lưu trữ và truy cập trên nhiều thiết bị. May mắn thay, trên macOS, quảng cáo cũng khá tối thiểu, giúp trải nghiệm sử dụng phần mềm miễn phí này không hề gây khó chịu.
Hơn thế nữa, WPS Office còn cung cấp miễn phí một số mẫu template cho tài liệu của bạn và dường như tích hợp nhiều tính năng nhất, hoặc ít nhất là tất cả các tính năng mà tôi cần. Một đối thủ đáng gờm khác mà tôi đã cân nhắc là SoftMaker Free Office, nhưng ứng dụng này thiếu khả năng tạo bảng trong Excel, một tính năng rất quan trọng đối với tôi. Ngoài ra, một số tính năng như chuyển đổi tài liệu PDF sang Word cũng có sẵn miễn phí trong WPS Office.
2. Xử lý file CSV và số liệu chuyên nghiệp
Nhu cầu cụ thể, giá trị lớn
WPS Office hiển thị tệp CSV với dữ liệu số được nhận dạng chính xác, sẵn sàng sắp xếp
Như đã đề cập, tôi không sử dụng bộ ứng dụng văn phòng của mình cho quá nhiều việc, nhưng một trong những trường hợp sử dụng gần đây của tôi là mở các tệp CSV mà tôi xuất ra từ một trong những nền tảng quản lý công việc. Nền tảng này cho phép tôi xuất danh sách các bài viết với nhiều dữ liệu, bao gồm các trường số, và chúng được xuất dưới dạng tệp CSV.
Khi tôi mở các tệp CSV này trong hầu hết các bộ ứng dụng văn phòng thay thế mà tôi đã thử, các trường số thường bị coi là trường văn bản. Vì vậy, khi tôi sắp xếp chúng, thay vì sắp xếp từ cao nhất đến thấp nhất cho toàn bộ số, nhiều ứng dụng này sẽ đặt tất cả các trường bắt đầu bằng số 9 lên đầu, ngay cả khi số đầy đủ nhỏ hơn nhiều. Tôi sẽ phải chỉnh sửa thủ công tất cả các trường để chúng được nhận dạng là số hợp lệ.
WPS Office là một trong số ít công cụ mà tất cả các số liệu được giải thích chính xác ngay từ đầu, vì vậy tôi có thể dễ dàng sắp xếp các bảng Excel mà không gặp bất kỳ rắc rối nào, điều này giúp tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Đây là những điều bạn có thể không nghĩ đến cho đến khi bạn thực sự cần chúng, nhưng chúng tạo ra sự khác biệt rất lớn khi bạn làm việc.
3. Giao diện hiện đại, thân thiện và quen thuộc
Thiết kế theo bước chân Microsoft
Tôi biết rằng một số người có thể không đồng ý, nhưng tôi vẫn tin chắc rằng thiết kế giao diện người dùng của Microsoft Office là một cách tiếp cận tốt hơn nhiều so với những gì Microsoft đã làm trước khi giao diện Ribbon được triển khai. May mắn thay, WPS Office đi theo bước chân của thiết kế hiện đại từ Microsoft. Tất cả các tính năng chính trong WPS Office được chia thành các tab trông và cảm giác rất hiện đại, thậm chí còn có các hoạt ảnh chuyển đổi mượt mà khi chuyển đổi giữa các tab. Tổng thể, trải nghiệm sử dụng rất tốt.
Giao diện theo tab giúp việc tìm kiếm các cài đặt cụ thể trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, đặc biệt vì tất cả các tùy chọn đều được dán nhãn rõ ràng (nhiều khi còn rõ ràng hơn cả của Microsoft).
Bạn cũng nhận được nhiều tính năng tương tự, như một thanh công cụ nhỏ xuất hiện bên cạnh văn bản được chọn để bạn có thể nhanh chóng thay đổi cài đặt định dạng cho các phần cụ thể của tài liệu. Sử dụng WPS Office cho cảm giác rất tự nhiên khi chuyển từ Microsoft Office, và đó là một quá trình chuyển đổi rất dễ dàng.
4. Giao diện tất cả trong một
Một cửa sổ, mọi ứng dụng
Ảnh chụp màn hình các cửa sổ WPS Office cho thấy khả năng làm việc với nhiều tài liệu và không gian làm việc riêng biệt
Cuối cùng, một điều khác mà tôi yêu thích ở WPS Office là sự tiện lợi khi có tất cả các ứng dụng trong một giao diện hợp nhất. Dù bạn đang chỉnh sửa tài liệu, bảng tính hay bài thuyết trình, WPS Office đều mở mỗi tệp trong một tab mới, thay vì một cửa sổ mới. Điều này giúp màn hình máy tính của bạn gọn gàng hơn và bạn có thể làm việc có tổ chức hơn. Hơn nữa, việc chỉ cần mở một ứng dụng duy nhất cho bất kỳ nhu cầu nào cũng dễ dàng hơn nhiều so với việc phải mở ba ứng dụng khác nhau cho các loại tệp khác nhau.
Không muốn tất cả tài liệu của bạn nằm trong cùng một cửa sổ? WPS Office cũng có giải pháp cho bạn. Mặc dù hành vi mặc định là giữ tất cả các tệp của bạn cùng nhau, bạn có thể tạo “workspaces” (không gian làm việc), là các cửa sổ độc lập mà bạn có thể sử dụng để tách riêng các tệp của mình. Bằng cách đó, bạn có thể chọn tài liệu nào để giữ cùng nhau và tài liệu nào để tách riêng dựa trên các tiêu chí như dự án liên quan, và bạn có toàn quyền linh hoạt để tổ chức mọi thứ theo cách mình muốn.
WPS Office là một lựa chọn miễn phí tuyệt vời nếu bạn đang tìm kiếm một bộ ứng dụng văn phòng để xử lý các công việc nhẹ. Ngay cả khi bạn chọn trả phí, chi phí cũng chỉ bằng một phần nhỏ so với Microsoft Office, giúp bạn loại bỏ quảng cáo và mở khóa một số tính năng bổ sung với mức giá phải chăng.
Tôi nhận thấy WPS Office đặc biệt tuyệt vời trên macOS, chủ yếu vì quảng cáo ít gây khó chịu hơn so với trên Windows, nơi bạn có thể thường xuyên bị thúc đẩy nâng cấp lên phiên bản trả phí hơn một chút. Nhưng ngay cả khi bạn là người dùng Windows, đây cũng là một lựa chọn đáng để thử và nó hoạt động rất tốt cho nhu cầu của tôi. Hãy trải nghiệm WPS Office ngay hôm nay để tối ưu hóa công việc của bạn!