Notion, một trong những nền tảng năng suất và tổ chức phổ biến nhất hiện nay, gần đây đã vượt mốc 100 triệu người dùng. Với hệ thống dựa trên khối (block-based) cực kỳ linh hoạt, Notion cho phép người dùng kiến tạo các giải pháp tùy chỉnh để quản lý dữ liệu. Dù được sử dụng như một công cụ theo dõi thời gian, quản lý dự án, CRM, lập kế hoạch sự kiện hay đơn giản là để sắp xếp ghi chú, Notion đều cho phép người dùng xây dựng các hệ thống phù hợp với nhu cầu riêng. Khả năng ứng dụng rộng rãi này đã khiến Notion trở thành lựa chọn hấp dẫn khi một công ty quảng cáo ngoài trời trị giá hàng triệu đô la tiếp cận để thiết kế một hệ thống tùy chỉnh.
Kinh nghiệm trước đây của chúng tôi khi sử dụng Notion với khách hàng này cho một dự án khác đã củng cố quyết định xây dựng hệ thống của họ bằng công cụ này. Khả năng mở rộng của Notion làm cho nó phù hợp với các dự án lớn, nhưng nếu không có các nguyên tắc cốt lõi về quản lý dự án và xây dựng hệ thống, sự phức tạp của nó có thể nhanh chóng trở nên choáng ngợp. Khi áp dụng những nguyên tắc này trong dự án, chúng tôi nhận thấy 6 nguyên tắc đặc biệt hữu ích – những bài học có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ ai đang xây dựng hệ thống Notion, dù là cho nhu cầu kinh doanh quy mô lớn hay các dự án cá nhân nhỏ.
Mẹo và thủ thuật hàng đầu của Notion
1. Không Cần Thiết Phải Sử Dụng Một Cơ Sở Dữ Liệu Trung Tâm
Có những trường hợp ngoại lệ với lời khuyên phổ biến này
Lời khuyên phổ biến trong lý thuyết cơ sở dữ liệu và các công cụ như Notion là sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung, vì chúng đơn giản hóa quy trình làm việc, giảm trùng lặp và duy trì tính nhất quán. Trong dự án này, một cơ sở dữ liệu tập trung đã được sử dụng để quản lý các danh mục dữ liệu chồng chéo như địa điểm, các mục nhập CRM và các chi tiết đặc thù của ngành.
Ví dụ cơ sở dữ liệu Notion cho dự án lập danh mục tất cả các mặt hàng sở hữu
Khi hệ thống phát triển, rõ ràng là không phải tất cả thông tin đều thuộc về một cơ sở dữ liệu duy nhất. Một số dữ liệu về địa điểm hoặc giao lộ xuất hiện tương tự hoặc thậm chí giống hệt nhau nhưng phục vụ các ngữ cảnh và mục đích khác nhau. Việc kết hợp các thuộc tính của chúng gây ra sự nhầm lẫn, và tách chúng thành các cơ sở dữ liệu riêng biệt là hợp lý hơn.
Hãy bắt đầu với một cơ sở dữ liệu tập trung để đơn giản hóa, nhưng đừng ngần ngại tạo các cơ sở dữ liệu chuyên biệt nếu phạm vi công việc của bạn mở rộng. Khả năng liên kết của Notion giúp bạn dễ dàng duy trì các kết nối, ngay cả giữa các cơ sở dữ liệu, thông qua việc sử dụng Rollups và Relations. Nếu bạn cảm thấy cơ sở dữ liệu của mình đang trở nên quá lớn, khó điều hướng hoặc một số dữ liệu quá khác biệt, hãy tin vào trực giác của mình để tạo một cơ sở dữ liệu riêng biệt. Mặc dù một số người coi đây là quy tắc bất di bất dịch, nhưng thực tế không phải vậy.
2. Đặt Tên Duy Nhất Cho Mọi Thứ
Để chức năng tìm kiếm của Notion phát huy tối đa
Quy ước đặt tên cho mọi thuộc tính (property), cơ sở dữ liệu (database) và trang (page) là rất quan trọng. Tên duy nhất là yếu tố thiết yếu khi sử dụng chức năng tìm kiếm của Notion, vốn hoạt động rất hiệu quả và sẽ nhanh chóng đưa bạn đến thứ bạn đang tìm kiếm.
Dự án có hơn 500 mục nhập địa điểm, trải rộng ba thành phố, và bao gồm các thuộc tính Notion yêu cầu sự phân biệt rõ ràng. Các thuộc tính với các thuật ngữ và dữ liệu đặc thù của ngành có thể thay đổi theo quy định thành phố khác nhau, và hai thành phố thậm chí có thể có cùng một địa chỉ chính xác.
Đầu tư thời gian vào một chiến lược đặt tên nhất quán, đảm bảo mọi thứ có tên và tiêu đề duy nhất, sẽ giúp bạn tiết kiệm vô số giờ về sau và cho phép bạn tận dụng tối đa khả năng tìm kiếm của Notion trên bất kỳ trang, thuộc tính hoặc khối nào.
3. Tạo Các Mẫu Trang Trống (Page Templates) Ngay Từ Đầu
Để chuẩn hóa nội dung bạn đang tổ chức
Các trang của Notion sử dụng các khối (blocks), với mỗi dòng được coi là một khối riêng biệt, và có rất nhiều loại khối khác nhau để lựa chọn. Notion thường so sánh việc làm việc với các khối của họ giống như chơi Lego. Tôi là một trong những người yêu thích thiết kế các bảng tính tốt, và tôi cũng vẫn yêu thích chơi Lego và xây dựng các thiết kế của riêng mình, đồng thời đánh giá cao sự tự do sáng tạo.
Khả năng là vô tận, vì vậy nếu bạn giống tôi, bạn sẽ tạo ra một số hệ thống tổ chức và bố cục trang phức tạp. Việc tạo các mẫu (templates) cho những hệ thống này ngay từ đầu và chỉnh sửa mẫu thay vì từng trang riêng lẻ sẽ giúp bạn đạt được tính nhất quán cho các trang sau này.
Ví dụ, các mẫu trong cơ sở dữ liệu địa điểm đảm bảo tính nhất quán giữa các trường như chi tiết quy hoạch, lưu lượng giao thông, tình trạng giấy phép, thu thập thông tin liên hệ và nhiều hơn nữa. Việc có thể tạo các trang với cơ sở dữ liệu nội tuyến, các chế độ xem từ các cơ sở dữ liệu khác, tiêu đề dạng bật tắt (toggle headers), nhúng (embeds), bảng và tất cả các tính năng khác thực sự rất thú vị.
Tuy nhiên, điều đó không quan trọng nếu bạn mở một trang trông khác biệt hoặc không có thông tin cần thiết. Các mẫu không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn ngăn ngừa sự lộn xộn. Chúng đặc biệt hữu ích trong các dự án hợp tác nơi những người dùng khác có thể không quá ngăn nắp và dễ bỏ sót các chi tiết quan trọng.
Ứng dụng ghi chú nào tốt hơn giữa Notion, Obsidian, OneNote và Evernote
4. Ghi Lại Hướng Dẫn Sử Dụng Hệ Thống Bạn Đang Xây Dựng
Mọi thứ có thể trở nên phức tạp rất nhanh
Một hệ thống Notion được xây dựng tốt chỉ hiệu quả khi có tài liệu hướng dẫn rõ ràng. Nếu không có hướng dẫn cụ thể, ngay cả những hệ thống được thiết kế chu đáo nhất cũng có thể trở nên khó sử dụng. Các ghi chú về cách các cơ sở dữ liệu liên kết với nhau, mục đích của các mẫu và cách áp dụng bộ lọc là vô cùng quý giá.
Hướng dẫn tài liệu Notion
Trong dự án này, tài liệu đã làm cho việc đào tạo trở nên đơn giản. Nó đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có thể điều hướng nhiều cơ sở dữ liệu và trang liên kết với nhau mà không bị nhầm lẫn, và nhập đúng dữ liệu vào đúng vị trí. Việc nhúng hướng dẫn ngay trong không gian làm việc cho phép người dùng truy cập hướng dẫn chính xác khi họ cần.
Cá nhân tôi rất tin tưởng vào tài liệu hướng dẫn tốt vì tôi là người có xu hướng dễ bị phân tâm, và việc có tài liệu tham khảo nhanh giúp tôi quay lại đúng hướng nếu tôi bị phân tâm bởi điều gì đó khác.
5. Tạo Nhật Ký Thay Đổi Phát Triển (Changelog)
Ngay cả khi đó là một bản đơn giản
Theo dõi các thay đổi cho bất kỳ thứ gì bạn đang phát triển là một thói quen tốt. Notion cũng là một công cụ phổ biến để theo dõi thói quen. Tuy nhiên, số lượng công việc bạn có thể làm với tất cả các khối xây dựng trong Notion đã biến việc này thành một điều cần thiết. Một nhật ký thay đổi – ngay cả khi là một bản cơ bản – cung cấp lịch sử các bản cập nhật, giúp bạn biết bạn đã thay đổi điều gì và tại sao.
Ví dụ nhật ký thay đổi phát triển hệ thống Notion
Kiến trúc sư hệ thống khác làm việc với tôi trong dự án này cũng liên tục thử nghiệm những điều mới và tìm cách tinh giản hệ thống. Chúng tôi cần đảm bảo rằng những gì chúng tôi đang làm không bị chồng chéo tại bất kỳ thời điểm nào, và nếu có, các thay đổi chúng tôi thực hiện có thể dễ dàng hoàn tác nếu chúng can thiệp vào một sáng kiến khác.
6. Tạo Một Trang Bảng Tạm (Clipboard Page) Tạm Thời
Rất dễ bị cuốn vào việc thiết kế bố cục
Thiết kế dựa trên khối của Notion khuyến khích thử nghiệm, nhưng việc kiểm tra ý tưởng trực tiếp trong không gian làm việc trực tiếp của bạn có khả năng dẫn đến một bản dựng tồi tệ và khó hoàn tác. Một trang “bảng tạm tạm thời” hoặc “bảng trắng” đóng vai trò như một môi trường thử nghiệm để thử các bố cục, mẫu, tự động hóa hoặc quy trình làm việc mới mà không ảnh hưởng đến hệ thống chính của bạn.
Trang Notion được sử dụng làm bảng tạm hoặc bảng trắng tạm thời
Ngay cả cách bạn làm việc với nội dung chính của một trang trong Notion cũng khác, và thật tốt khi có thể xem ý tưởng của bạn sẽ trông như thế nào trước khi tích hợp nó. Tôi chỉ cần tạo một trang riêng tư xuất hiện trong menu bên trái, đặt cho nó biểu tượng kẹp giấy, và nó luôn ở đó khi tôi cần.
Tương Lai Của Việc Xây Dựng Hệ Thống Với Notion
Notion là một công cụ mạnh mẽ để xây dựng hệ thống quản lý mọi thứ từ các tác vụ cá nhân nhỏ đến các hoạt động kinh doanh quy mô lớn. Sự linh hoạt của nó đòi hỏi kế hoạch chu đáo để tận dụng tối đa. Bằng cách áp dụng các chiến lược như thiết lập quy ước đặt tên, sử dụng các mẫu trang, ghi lại quy trình, duy trì nhật ký thay đổi và tận dụng một trang bảng tạm thời, bạn có thể tránh những thay đổi bố cục lớn mà sau này có thể hối tiếc và khó hoàn tác.
Cá nhân tôi cũng sử dụng Notion rất nhiều để tổ chức cuộc sống cá nhân và theo dõi mọi thứ. Nếu bạn là một trong những người đam mê bảng tính như tôi, hãy chuẩn bị tinh thần – việc bị cuốn vào việc xây dựng một số thiết lập thực sự phức tạp trong Notion là điều đáng ngạc nhiên.
Bạn đã áp dụng mẹo nào để tối ưu Notion của mình? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới!