Notion thường được ca ngợi là không gian làm việc “tất cả trong một”, có khả năng xử lý mọi thứ từ ghi chú, quản lý dự án, đến wiki và cơ sở dữ liệu. Mặc dù sự linh hoạt của nó rất hấp dẫn, nhưng giả định rằng Notion có thể thay thế hoàn toàn các công cụ chuyên dụng thì không hoàn toàn đúng. Dù sở hữu bộ tính năng ấn tượng và ngày càng phổ biến, một số hạn chế cơ bản cùng với những ưu điểm rõ ràng của phần mềm chuyên biệt cho thấy thời đại của các công cụ chuyên dụng vẫn còn lâu mới kết thúc.
Ứng dụng Notion chỉ là “web wrapper”
Thiếu trải nghiệm gốc (Native Experience)?
Các ứng dụng Notion trên máy tính và thiết bị di động thực chất chỉ là “web wrapper”. Chúng về cơ bản là những trình duyệt được tối ưu hóa, hiển thị phiên bản web của ứng dụng. So với đó, các công cụ chuyên biệt như OneNote, TickTick, Trello, Day One và nhiều ứng dụng khác đều cung cấp ứng dụng gốc (native apps). Chúng thường nhanh hơn và phản hồi tốt hơn với tương tác của người dùng vì được xây dựng trực tiếp cho hệ điều hành.
Điều này trở nên đặc biệt dễ nhận thấy khi xử lý các tác vụ đòi hỏi nhiều tài nguyên. Dù Notion đã bắt đầu sử dụng nhiều thành phần gốc hơn trong các ứng dụng di động của họ, nhưng chúng vẫn thiếu sự tỉ mỉ trong từng chi tiết như các đối thủ cạnh tranh có ứng dụng gốc.
Giao diện ứng dụng Notion trên di động minh họa hạn chế của nền tảng web wrapper so với ứng dụng gốc
Notion thiếu chiều sâu tính năng
Chỉ đáp ứng các nhu cầu cơ bản
Có một số sự khó chịu mà tôi thường gặp phải khi sử dụng Notion vượt ra ngoài khả năng đa năng của nó. Ví dụ, tôi có thể tạo tác vụ trong Notion, nhưng trải nghiệm tổng thể hoàn toàn không thể sánh bằng TickTick hoặc Todoist. Tôi không thể chỉ gõ một câu như “Mua sữa lúc 9 giờ sáng mai” và tạo tác vụ; tôi phải chọn ngày và giờ theo cách thủ công.
Tương tự, khi tôi cố gắng thiết lập nhật ký kỹ thuật số trong Notion, tôi ngay lập tức nhớ đến sự phong phú về mặt hình ảnh của Day One. Notion thiếu chế độ xem bản đồ, chế độ xem thư viện chuyên dụng, chế độ xem lịch và nhiều tính năng khác. Cuối cùng, tôi chỉ có một danh sách đơn giản hoặc một bảng cơ bản, dù vẫn hoạt động được nhưng lại thiếu đi sự cá nhân hóa mà tôi mong muốn.
Và đừng nói đến quản lý dự án. Đúng vậy, Notion cho phép tôi tạo bảng biểu, danh sách, gán nhiệm vụ và đặt thời hạn. Nhưng khi tôi so sánh nó với các tính năng mạnh mẽ của các công cụ như Asana hoặc Jira, những hạn chế trở nên quá rõ ràng. Tôi đã bỏ lỡ các quy trình làm việc chuyên biệt, khả năng báo cáo và phân tích nâng cao.
Chế độ xem cơ sở dữ liệu đơn giản của Notion, minh họa thiếu chiều sâu tính năng so với các công cụ chuyên dụng
Hiệu suất và độ tin cậy
Giảm tốc độ khi sử dụng nhiều
Đây là điểm Notion tụt hậu so với các công cụ chuyên biệt. Ví dụ, ngay khi tôi bắt đầu sử dụng Notion cho các cơ sở dữ liệu phức tạp với hàng trăm mục, cột và công thức, hiệu suất bị ảnh hưởng đáng kể. Sắp xếp dữ liệu mất nhiều thời gian, lọc dữ liệu cảm thấy ì ạch, và thậm chí chỉ cuộn qua một bảng lớn cũng có thể trở nên giật cục.
Đó là lúc một công cụ như Excel thực sự tỏa sáng. Tôi có thể đưa các tập dữ liệu khổng lồ vào đó, thực hiện các phép tính phức tạp trên hàng ngàn hàng, và nó xử lý mọi thứ mà không hề đổ mồ hôi. Khả năng phản hồi vẫn sắc nét, các công thức được tính toán lại gần như ngay lập tức, và toàn bộ trải nghiệm cảm thấy đáng tin cậy, ngay cả khi tải nặng.
Không chỉ riêng cơ sở dữ liệu. Tôi cũng nhận thấy những trục trặc tương tự trong Notion khi tôi có những trang rất dài, chứa nhiều phương tiện. Tôi đã phải chấp nhận rằng những ứng dụng chuyên biệt này được xây dựng với một trọng tâm duy nhất là hiệu quả và độ tin cậy.
Trải nghiệm người dùng tốt hơn trên công cụ chuyên biệt
Một yếu tố then chốt
Trải nghiệm vượt trội là một trong những lý do khiến tôi quay lại với các công cụ chuyên biệt. Lấy ví dụ Microsoft To Do. Tôi mở ứng dụng, sự tập trung của tôi ngay lập tức vào danh sách việc cần làm, và việc thêm một tác vụ mới đơn giản như nhấp vào nút “+” và gõ. Tôi không phải suy nghĩ về bố cục, khối (blocks), hay cấu hình cơ sở dữ liệu. Toàn bộ giao diện được thiết kế với một mục tiêu chính: ghi lại các tác vụ nhanh chóng.
Tương tự, Trello chào đón tôi bằng một bảng Kanban ngay từ đầu. Nó rõ ràng về mặt hình ảnh, và giao diện kéo-thả để quản lý các tác vụ qua các giai đoạn khác nhau rất trực quan. Bây giờ, hãy quay lại Notion. Ngay cả đối với một việc đơn giản như thêm một tác vụ, nó cũng đòi hỏi nhiều lần nhấp chuột.
Sau tất cả, không giống như Notion, các công cụ chuyên biệt này được thiết kế từ đầu với một trọng tâm cụ thể. Và sự chú ý đến từng chi tiết đó thể hiện rõ ràng ngay từ trải nghiệm người dùng.
Notion thiếu chế độ ngoại tuyến
Một hạn chế lớn trong trải nghiệm Notion
Đã là năm 2025 và Notion vẫn thiếu một tính năng quan trọng đối với một ứng dụng năng suất – chế độ ngoại tuyến (offline mode). Tôi có thể đang trên chuyến bay, ở một khu vực xa xôi với sóng yếu, hoặc đơn giản là thích làm việc mà không bị phân tâm bởi internet, và ứng dụng viết lách, công cụ ghi chú chuyên dụng của tôi, hoặc thậm chí một số phần mềm quản lý dự án sẽ cho phép tôi tiếp tục làm việc mà không bị gián đoạn. Tiến độ của tôi được lưu cục bộ và tự động đồng bộ hóa ngay khi tôi trực tuyến trở lại.
Notion không cung cấp sự linh hoạt tương tự, điều này có thể là một yếu tố gây trở ngại cho nhiều người.
Thông báo lỗi "No Internet Connection" trên Notion, nêu bật hạn chế thiếu chế độ ngoại tuyến của ứng dụng
Giới hạn của Notion
Notion đã định hình lại cách chúng ta nghĩ về việc tổ chức và nâng cao năng suất kỹ thuật số. Tuy nhiên, tin rằng nó sẽ thay thế toàn bộ bộ công cụ năng suất hiện có của bạn là một nhận định sai lầm. Với tôi, tôi vẫn sử dụng Microsoft To Do để quản lý tác vụ, Excel cho các cơ sở dữ liệu phức tạp và ghi chú dán (sticky notes) để ghi lại những ghi chú nhanh. Sẽ rất thú vị khi xem liệu Notion có thể lấp đầy những khoảng trống này trong tương lai hay không.
Nếu việc Notion thiếu chế độ ngoại tuyến là một vấn đề lớn đối với bạn, hãy tìm hiểu thêm các lựa chọn thay thế Notion mạnh mẽ để xây dựng hệ thống PKM (Personal Knowledge Management) lý tưởng của riêng mình.